Bel met een expert
Werk je in de onderhoudsindustrie? Dan weet je dat geen één dag hetzelfde is. Van het onderhouden van verschillende assets tot het stroomlijnen van de communicatie tussen monteurs en de backoffice: het brengt allemaal uitdagingen met zich mee. Maar met de juiste field service software kun je ervoor zorgen dat jouw onderhoudsprocessen soepel blijven verlopen. Hoe beter je processen zijn georganiseerd, hoe sneller en effectiever je klanten kunt helpen.
In deze blog lees je de grootste uitdagingen binnen de onderhoudsindustrie en zie je hoe een digitale field service-oplossing je kan helpen bij het oplossen hiervan.
Welke uitdagingen over de onderhoudsindustrie worden er in dit blog besproken?
- Je bedrijf groeit, maar je processen groeien niet mee
- Een handmatig onderhoudsproces
- Het is lastig om je klanten continu op de hoogte te houden
- Als je geen goed overzicht hebt, kan je je niet altijd aan je servicecontracten houden
Uitdaging 1: Je bedrijf groeit, maar je processen groeien niet mee
Je kent het misschien wel: je bedrijf is aan het groeien en het wordt steeds lastiger om je onderhoudsprocessen op een efficiënte manier te organiseren. Werkbonnen stapelen zich steeds meer op. Hierdoor raak je het overzicht kwijt, lopen werkzaamheden vertraging op en krijgen je medewerkers steeds meer druk op hun schouders. Zij moeten namelijk, met dezelfde hoeveelheid mensen, meer taken uitvoeren.
Wat je dus eerst allemaal met een klein team bij kon houden, wordt al snel lastiger. Het resultaat? Onduidelijke processen zorgen voor miscommunicatie tussen teams en vertragingen bij het uitvoeren van werkzaamheden, zowel voor monteurs als de backoffice. Dit kan niet alleen leiden tot frustratie bij medewerkers, maar ook bij klanten. Zonder de juiste digitale field service oplossing blijft het lastig om alle uitdagingen uit de weg te gaan.
Oplossing: Een field service oplossing die met je mee groeit
De nieuwste technologie moet toegankelijk zijn voor elk bedrijf met een mobiele buitendienst, zodat onderhoudsprocessen niet alleen eenvoudiger maar ook efficiënter worden. Met een digitale field service-oplossing houd je volledige controle over je onderhoudsprocessen, zelfs wanneer je bedrijf groeit en hier meer uitdagingen bij komen kijken.
Of je bedrijf nu klein is of veel medewerkers in het veld heeft, een flexibele oplossing groeit zonder moeite met je mee. Zo beschik je altijd over een systeem dat past bij jouw manier van werken. Dat maakt een field service-oplossing niet alleen praktisch, maar ook de juiste beslissing voor de toekomst van je bedrijf.
Uitdaging 2: Een handmatig onderhoudsproces
Veel onderhoudsprocessen, zoals het maken van werkbonnen en rapportages, worden nog handmatig en via papier bijgehouden. Denk bijvoorbeeld aan een monteur die na een klus notities opschrijft en deze later moet overdragen aan het kantoor. Dit kost niet alleen onnodig veel tijd, maar vergroot ook de kans op fouten, zoals onvolledige of onjuiste data. Daarnaast leidt het tot vertragingen in het verwerken van data in het systeem, waardoor de buitendienst en de backoffice niet altijd beschikken over de juiste informatie.
Oplossing: De juiste digitale aanpak
Een digitale aanpak biedt je de mogelijkheid om handmatige processen te vervangen. Met behulp van de juiste systemen kunnen monteurs hun werkbonnen en rapportages direct invullen na het afronden van een klus, met foto’s en opmerkingen erbij. Deze gegevens worden meteen gedeeld met de backoffice, waardoor iedereen altijd beschikt over actuele en volledige informatie.
Het resultaat? Doordat het handmatig invoeren van data nu niet meer nodig is, bespaar je tijd en verloopt de communictie tussen het kantoor en de backoffice veel beter.
Uitdaging 3: Het is lastig om je klanten continu op de hoogte te houden
Het is een flinke uitdaging om klanten de hele tijd op de hoogte te houden. Het kost veel tijd, terwijl je ondertussen ook andere belangrijke taken op je planning hebt staan. Doordat klanten geen toegang hebben tot een centraal systeem, waarin ze vragen kunnen stellen of de voortgang van het onderhoud kunnen volgen, komen ze steeds bij jou terecht. Dit betekent waarschijnlijk dat je dagelijks veel persoonlijk contact met klanten op moet nemen. De e-mails stapelen zich op, de telefoon blijft maar rinkelen, en ondertussen verlies je steeds meer tijd die je nodig hebt voor andere werkzaamheden.
Oplossing: Houd je klanten op de hoogte met een klantenportaal
Met een klantenportaal geef je klanten eenvoudig en snel inzicht in de status van het onderhoud van hun assets. Ze kunnen zelf inloggen en blijven zo altijd op de hoogte, zonder dat het jou extra tijd kost. Doordat de communicatie via het portaal is geautomatiseerd, krijgen klanten ook nog eens snel antwoord op al hun vragen, dit zorgt bij hen voor meer tevredenheid. Voor het geven van het antwoord hoef jij niks te doen, dit doet het protaal voor jou. Zo kan jij verder met je andere werkzaamheden.
Uitdaging 4: Als je geen goed overzicht hebt, kan je je niet altijd aan je servicecontracten houden
Het behalen van servicecontracten brengt de nodige uitdagingen met zich mee, zeker als je geen duidelijk overzicht hebt van je onderhoudsprocessen. Zonder real-time inzicht in de status en data van assets wordt het lastig om storingen snel op te lossen en gemaakte afspraken na te komen.
Als je niet in één oogopslag kunt zien welke monteur met een klus bezig is, wat hun vaardigheden zijn en welke onderdelen zij bij zich hebben, wordt het moeilijk om een efficiënte planning te maken. Hierdoor loop je het risico dat monteurs onnodig moeten wachten, klanten vaker contact opnemen voor updates en servicecontracten niet altijd worden behaald.
Oplossing: Maak gebruik van één centraal systeem
Als je gebruik maakt van een centraal systeem zorgt dat ervoor dat je alle belangrijke data op een overzichtelijke plek hebt staan. Hierdoor hoef je niet meer te zoeken naar losse documenten in Excel of andere systemen. Op deze manier is alles wat je nodig hebt, van klantinformtie tot de status en data van een asset, meteen beschikbaar.
Dit maakt het niet alleen makkelijker om beslissingen te nemen, maar het helpt je om fouten te voorkomen. Ook hebben de backoffice en monteurs altijd toegang tot de meest actuele informatie. Een centraal systeem biedt dus niet alleen overzicht, maar zorgt ook voor een gestroomlijnd onderhoudsproces.
De rol van FieldBuddy
Met FieldBuddy kan je je onderhoudsprocessen verbeteren doordat alles wat je nodig hebt terug te vinden is in één gebruiksvriendelijk systeem. Van het plannen van monteurs tot het beheren van assets, met FieldBuddy heb je altijd de juiste informatie bij de hand.
Het systeem van FieldBuddy is volledig configureerbaar, zodat het altijd precies aansluit op jouw processen, zo kan jouw bedrijf altijd meegroeien met het flexibele systeem. Hierdoor wordt het onderhoudsproces niet alleen makkelijker, maar ook effectiever, zodat je kosten kunt besparen en de klanttevredenheid kunt verhogen.
