Bel met een expert
Field service management is een essentieel onderdeel van elk bedrijf dat zich bezighoudt met klantenservice ter plaatse.
Veel bedrijven maken echter nog steeds gebruik van traditionele tools zoals Outlook, Google Agenda, Word en Excel voor het beheren van hun field service activiteiten.
Hoewel deze tools op het eerste gezicht een handige en kosteneffectieve oplossing lijken te zijn, hebben ze een aantal nadelen die uiteindelijk het bedrijf tijd, geld en medewerkerstevredenheid kunnen kosten.
Met tools zoals Outlook, Google Agenda, Word en Excel werk je inderdaad digitaal maar niet effectief. Je kunt nog niet echt spreken van buitendienst software. Eerder een combinatie van tools die je zo hebt ingericht dat ze voor jouw organisatie werken. Maar is dit de meest efficiënte manier?
De tools worden vaak als volgt ingezet:
- Outlook of Google Agenda vertellen de servicemedewerker wanneer en waar hij moet zijn.
- In Word kan de servicemedewerker een werkbon invullen
- Vervolgens gebruikt de servicemedewerker Excel als een controlelijst of checklist.
Bedrijven die hier aan vasthouden, denken vaak dat hun Excel bestanden moeilijk of niet te converteren zijn naar een digitale werkbon oplossing.
Echter, het tegengestelde is waar.
Met de juiste field service software kun je al deze tools vervangen, je omgeving precies inrichten hoe jij dat wilt en meer uit je buitendienst halen.
Nadelen van het niet gebruiken van een field service management tool
Geen real-time informatie
Een van de belangrijkste problemen met het gebruik van deze tools is het gebrek aan real-time informatie. Als bijvoorbeeld een monteur te laat is voor een afspraak, kan de klant hier niet tijdig van op de hoogte worden gesteld. Dit kan leiden tot frustratie en ontevredenheid van de klant, wat uiteindelijk de reputatie van het bedrijf schaadt. Bovendien, als de planning van een monteur verandert, kan het moeilijk zijn om de agenda’s van iedereen tijdig bij te werken, wat tot verwarring en planning conflicten kan leiden.
Gebrek aan automatisering
Een ander probleem met het gebruik van deze tools is het gebrek aan automatisering. Field service management vereist veel coördinatie en communicatie tussen verschillende afdelingen, en handmatige processen kunnen dingen vertragen en leiden tot fouten. Als een monteur of backoffice medewerker bijvoorbeeld onderdelen moet bestellen, moet hij mogelijk een formulier handmatig invullen en naar de afdeling inkopen sturen. Dit proces kan enkele dagen duren, wat de reparatie of installatie van het materiaal kan vertragen.
Geen maatwerk oplossing
Daarnaast zijn deze tools niet specifiek ontworpen voor field service management, ze kunnen moeilijk te gebruiken zijn en misschien niet alle noodzakelijke functies bieden. Veel bedrijven die afhankelijk zijn van deze tools, moeten uiteindelijk meerdere softwareprogramma’s gebruiken om verschillende aspecten van hun buitendienst operaties te beheren, wat verwarrend en tijdrovend kan zijn.
Slechte communicatie
De inzet van deze tools zorgt er ook voor dat er veel met elkaar gecommuniceerd wordt via bijvoorbeeld e-mail of Whatsapp. Het resultaat? Chaotische communicatie en slecht terug te vinden bestanden en formulieren.
Waarom je een field service management tool zou moeten gebruiken
Samengevat, tools zoals Outlook, Google Agenda, Word en Excel lijken handig voor je buitendienst, maar het gebruik van deze tools kan op de lange termijn duur en tijdrovend zijn. Ze vereisen vaak een aanzienlijke hoeveelheid inspanning en tijd, en als een bedrijf groeit, kan het moeilijk worden om deze tools efficiënt te gebruiken.
Bovendien, als er fouten worden gemaakt of als er problemen ontstaan, kan het oplossen hiervan ook extra tijd en geld vergen. Bedrijven zouden specifieke Field service management software moeten overwegen om efficiënter en effectiever te werken en een betere klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid te bereiken.
Samengevat zijn de grootste nadelen bij de inzet van tools als Outlook, Google Agenda, Word en Excel:
- Geen real-time informatie of mogelijkheid planning tijd aan te passen
- Gebrek aan automatiseringsoplossingen
- Ontbreken van field service management functies
- Chaotische communicatie zonder centraal systeem
In plaats van deze verouderde tools te gebruiken, zouden bedrijven moeten overwegen om Field service management software te gebruiken. Deze software is ontworpen om real-time informatie, automatisering, en specifieke functies te bieden. Dit kan leiden tot een efficiëntere en effectievere buitendienst operatie, en kan uiteindelijk leiden tot een betere klanttevredenheid en een hogere winstgevendheid.
Field service management met fieldbuddy
Wil je meer weten over FieldBuddy en met eigen ogen zien hoe fieldbuddy jou veel tijd en geld kunnen besparen? Stuur een mailtje naar [email protected]. Je kunt ook een demo aanvragen voor persoonlijk advies voor jouw bedrijf.
