Bel met een expert
De zonne-energie sector is booming. Overal ter wereld worden steeds meer zonnepanelen geïnstalleerd om duurzame energie op te wekken. Maar zoals elke groeiende industrie, komt ook de zonne-energie sector voor uitdagingen te staan. Eén van die uitdagingen is het efficiënt beheren van werkprocessen. En hier komen digitale werkbonnen om de hoek kijken.
Waarom digitale werkbonnen?
Stel je voor: je bent een installateur van zonnepanelen. Bij elke nieuwe klus moet je een papieren werkbon invullen, foto’s maken, checklists bijhouden en dit alles later weer overtypen voor de administratie.
Tijdrovend, toch? Met digitale werkbonnen is dit verleden tijd. Alles wordt direct digitaal vastgelegd, waardoor je tijd en geld bespaart.
Maar ook wanneer je al gebruik maakt van digitale werkbonnen is het goed om na te gaan of je echt het meeste er uit haalt. Bij veel aanbieders van digitale werkbonnen tools loop je op een gegeven moment tegen limieten aan als je buiten bepaalde kaders moet treden.
Jij wilt groeien, maar kan jouw oplossing met jou meegroeien?
De Zon schijnt niet altijd: Uitdagingen en Oplossingen in de Solar Industrie
De solar industrie is een bloeiende sector, maar groei gaat niet zonder slag of stoot. Digitale werkbonnen kunnen echter een sleutelrol spelen in het overwinnen van deze hindernissen. Laten we dieper ingaan op die uitdagingen en de oplossingen die digitale werkbonnen bieden.
Uitdaging 1: Groeipijnen
Wanneer een solar bedrijf groeit, wordt het managen van teams en projecten complexer. De administratieve last kan overweldigend zijn, en zonder de juiste tools kan de efficiëntie in het gedrang komen.
Simpele tools die in het verleden hebben gewerkt zijn niet meer geschikt voor je groeiende business.
Die simpele werkbon app? Of zelfs nog je eigen combinatie van Outlook, Google Calendar en Excel? Deze tools kunnen simpelweg de schaal niet aan.
Oplossing: Een schaalbaar field service platform
Wat wel de oplossing is? Kiezen voor een allround field service platform. Met zo’n platform plan je niet alleen je digitale werkbonnen in. Je beheert ook gelijk je voorraad en automatiseert je facturatie en klantcontact.
Een systeem zoals FieldBuddy kan hierbij helpen. FieldBuddy is gebouwd op het Salesforce platform. Het is ontworpen om met je mee te groeien en zich aan te passen aan veranderende processen. Ondersteunend in elk groeistadium van je bedrijf.
Uitdaging 2: Back office is duur, druk en wordt langzaam uitgebreid
Installeren van zonnepanelen is geen eenvoudige taak. Er zijn vaak meerdere teams betrokken, elk met hun eigen specialisatie. Dit maakt het foutloos beheren van processen, van klantbeheer tot voorraadbeheer en planning, een gigantische taak.
Maar toch, fouten zijn zo gemaakt.
En deze fouten brengen vertraging, gefrustreerde klanten en extra kosten met zich mee.
Een vlot lopend proces is de ruggengraat van een succesvol solar bedrijf. Maar de back office alsmaar uitbreiden is niet de oplossing. Wat dan wel?
Oplossing: Automatisering
Veel dagelijkse handmatige werkzaamheden kunnen geautomatiseerd worden met behulp van een field service platform. De gewonnen tijd kun je investeren in het verbeteren van je service op andere bedrijfsvlakken.
Denk aan automatiseringen die, wanneer je een werkbon inpland:
- Automatisch checken of alle benodigde onderdelen in huis zijn.
- Vervolgens iedereen (klant, planner en monteur) op de hoogte stelt middels een e-mail, notificatie of appje.
- Een optimale route uitstippelt
- De digitale werkbon incl. handtekening van de klant gelijk doorstuurd naar de juiste binnendienstmederwerker en pas na een goedkeuring de factuur naar de klant stuurt.
FieldBuddy is gebouwd rondom automatisering.
Laat je klanten gebruik maken van het klantportaal om afspraken in te plannen, gebruik de e-mailmodule om geautomatiseerde e-mails te versturen en gebruik Smart Planning om jouw buitendienst automatisch in te plannen.
Met de Flow Builders module kan je alles automatiseren, maar dan ook echt alles.
Uitdaging 3: De industrie wordt volwassen er is consolidatie
Ook de solar industrie wordt volwassen. Met de toenemende concurrentie worden prijs, service en kwaliteit belangrijker. Je moet boven de concurrentie uitsteken en kunnen opboksen tegen de alsmaar groter wordende concurrentie. Ga je inleveren op service om maar de goedkoopste prijs te bieden? Of ga je juist vol inzetten op service met stijgende kosten als gevolg?
Of zet je een field service platform in om je klanten net wat sneller en meer service te bedienen?
Oplossing: Concurrentie voorblijven met soepele en efficiënte processen
Ook hier speelt automatisering een grote rol. Laat je klanten nooit meer wachten. Geef ze een multi-channel ervaring (email/sms/…) met continue status updates en een eigen klantportaal waar ze 24/7 zelf serviceverzoeken kunnen aanmaken en supportvragen kunnen stellen.
Jouw klanten krijgen een top service en jij bespaart ook nog eens tijd. Alles wordt bijgehouden en gemeten in de analytics module, dus verbeterpunten zijn makkelijker te spotten.
Denk aan automatiseringen die, wanneer je een werkbon inpland:
- Automatisch checken of alle benodigde onderdelen in huis zijn.
- Vervolgens iedereen (klant, planner en monteur) op de hoogte stelt middels een e-mail, notificatie of appje.
- Een optimale route uitstippelt
- De digitale werkbon incl. handtekening van de klant gelijk doorstuurd naar de juiste binnendienstmederwerker en pas na een goedkeuring de factuur naar de klant stuurt.
Hoe kunnen digitale werkbonnen helpen?
Hieronder nog even in het kort de voordelen:
- Overzicht en planning: Met een digitale werkbon heb je altijd een duidelijk overzicht van alle lopende projecten. Je kunt eenvoudig werkbonnen plannen en maken, waar en wanneer je maar wilt.
- Efficiëntie: Alle informatie, zoals foto’s, checklists en afspraken met de klant, is in één oogopslag inzichtelijk. Dit betekent minder tijdverlies en een soepeler werkproces.
- Historie: Door automatisch een historie per locatie of installatie op te bouwen, heb je bij latere bezoeken altijd inzicht in eerder uitgevoerde werkzaamheden. Dit is cruciaal voor onderhoud en service.
- Minder fouten: Digitale werkbonnen verminderen de kans op fouten. Geen verloren bonnen of onleesbare handschriften meer. Alles is duidelijk en overzichtelijk.
Maar digitale werkbonnen zijn vaak pas de eerste stap.
De echte winst is te halen bij een field service management platform.
Hoe kan een field service management platform helpen?
- Schaalbaarheid: Aanpasbaar aan de groei en veranderingen van je bedrijf.
- Verbeterde Communicatie: Stroomlijn communicatie tussen kantoor, klant en monteurs.
- Procesautomatisering: Bespaar tijd en voorkom fouten met automatiseringen.
- Inzichtelijke Data: Biedt een platform voor dataverzameling en -analyse.
- Integratie: Integreer je CRM, boekhoud of ERP systeem voor een top service van A tot Z.
- Configurabiliteit: Pas jouw platform aan naar jouw unieke processen en wensen.
Hoe implementeer ik een field service platform in de solar industrie?
Wil je schalen? Dan moet je gebruik gaan maken van een field service platform. Maar hoe begin ik hieraan?
Begin met het in kaart brengen van huidige processen en identificeer gebieden voor verbetering. Waar loop je op dit moment tegenaan? Wat zijn je grootste uitdagingen?
Hierdoor krijg je een goed beeld van je wensen. Deze zijn belangrijk om de juiste keuze te maken voor je bedrijf. Sla je deze stap over, dan weet je niet welke aanbieders het beste bij je uitdagingen passen en weet je niet welke vragen je moet stellen bij een demo of waar je op moet letten.
1. Selectie van de juiste field service software
Maak een selectie van de mogelijke aanbieders en maak een overzicht met voor- en nadelen. Wat is belangrijk? Welke software past het beste bij jouw bedrijfsvoering?
Houd rekening met de toekomst.
Kan deze tool met mij meegroeien?
Kan ik de software aanpassen wanneer mijn processen veranderen?
Wij kunnen je wel vertellen dat wij de beste oplossing zijn, maar toch handig om zelf een overzicht te maken.
2. Training van binnendienst en buitendienst
Eenmaal gekozen, is het belangrijk om alle teamleden te trainen op het gebruik van de software. In het begin zul je vaak weerstand ondervinden. Je binnendienst is gewend om het al jaren op hun eigen manier te doen en dat werkte toch prima?
De juiste training zorgt ervoor dat ze zelf de voordelen van de nieuwe field service management platform ervaren en gaan inzien dat het werkelijk een hele stap vooruit is.
Een field service platform is erg uitgebreid. Zonder training heb je de kans dat je niet volledig gebruik kan maken van de voordelen. En dat is zonde.
Het kan ook nuttig zijn om een overgangsperiode in te stellen, zodat teamleden tijd hebben om te wennen aan het gebruik van een field service platform en om eventuele problemen op te lossen voordat de overstap definitief plaatsvindt.
3. Field Service Software aanpassen naar specifieke behoeften
Dankzij de vorige stappen heb je een goed beeld gekregen van de unieke processen van je bedrijf. Wellicht ben je ergens tegenaan gelopen. Tijd om de software aan te passen naar jouw voorkeuren. Wanneer je een goede aanbieder hebt gekozen, zal je de mogelijkheid hebben om het platform te configureren. Processen, automatiseringen, huisstijlen. Ze zijn allemaal te verwerken in het systeem.
Conclusie
De zonne-energie sector staat voor spannende tijden. De vraag naar duurzame energie groeit, en daarmee ook de uitdagingen.
Digitale werkbonnen en het automatiseren via een field service platform bieden een oplossing voor veel van deze uitdagingen. Ze maken het werk efficiënter, veiliger en transparanter. Dus of je nu een installateur, leverancier of eigenaar van een zonne-energiebedrijf bent, overweeg de overstap naar digitale werkbonnen. De toekomst is immers zonnig!
