Bel met een expert
Serviceplanning is een enorm belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering voor bedrijven die werken met een buitendienst. Maar hoe is het inplannen en beheren van afspraken of servicebezoeken bij jou geregeld? Het ouderwetse fysieke planbord van vroeger is op de meeste plaatsen gelukkig inmiddels wel vervangen door een digitaal alternatief.
Maar ook van een uitgebreid Excel bestand vol gekleurde cellen en gekopieerde data wordt een moderne planner niet vrolijk. Het kost niet alleen veel tijd om zulke spreadsheets te onderhouden: het handmatig intypen of overzetten van data is ook nog eens een enorm foutgevoelig proces. Een moderne planningstool voor servicemanagement is gebruiksvriendelijk en in staat om de ideale balans te vinden tussen de behoeften van alle betrokken partijen: de backoffice, je servicemedewerkers in het veld én de klant.
In dit blogartikel lees je meer over de uitdagingen die om de hoek komen kijken bij het proces van serviceplanning. Daarnaast kijken we naar de oplossingen en vertellen we je hoe FieldBuddy helpt bij het optimaliseren van je plannings- en field service werkzaamheden.
De uitdagingen bij serviceplanning
Het maken en bijhouden van een uitstekende serviceplanning is best een complexe klus, zeker als je niet beschikt over een moderne en slimme planningstool. Vooral op de onderstaande punten gaat het vaak fout.
1. De hoeveelheid werk neemt toe
Veel bedrijven werken al jaren met dezelfde planningstool. Zo’n hulpmiddel raakt dan ingeburgerd in de organisatie en fungeert vaak jarenlang redelijk naar behoren. Het gaat mis als een bedrijf groeit. De volumes werk nemen in een rap tempo toe, waardoor je meer service medewerkers in dienst neemt die ook nog eens naar steeds meer verschillende locaties moeten. In zo’n geval zie je vaak dat de bestaande planningsmethoden en -tools niet meer werken en organisaties de pijn gaan voelen. Je wilt immers een gezonde balans tussen het aantal binnen en buitendienst medewerkers.
2. Nieuwe variant op een oud probleem
Veel bedrijven hebben de oude planborden aan de muur vervangen door de alom bekende Outlook of Google Agenda. Dat werkt aardig met drie of vier monteurs, maar wordt al snel onoverzichtelijk bij meer werk en een grotere buitendienst. Bovendien krijgt de backoffice met een oplossing als Outlook Agenda geen informatie en statusupdates uit het veld. Het gevolg? Planners moeten continu communiceren met de medewerkers van de buitendienst, veelal via kanalen als e-mail, telefoon of WhatsApp (niet altijd even professioneel als je vertrouwelijke info uitwisselt).
3. Slechte match tussen klus en medewerker
Planners plannen vaak verschillende typen werk in. Een relatief simpele onderhoudsklus is iets anders dan een technisch complexe reparatie. Idealiter plant een bedrijf monteurs en technici in voor een bepaalde klus op basis van (een combinatie van) certificeringen, expertise, beschikbaarheid, locatie en klanthistorie. Veel bedrijven missen het overzicht dat nodig is om deze informatie te ordenen.
Het resultaat laat zich raden: slechte matches tussen de klant en een servicemedewerker. Denk bijvoorbeeld aan een monteur die niet op de juiste tijd of met het verkeerde gereedschap bij de klant aanklopt. Of een monteur uit Eindhoven die helemaal naar Amsterdam moet rijden, terwijl zijn Amsterdamse collega gewoon nog ruimte in zijn schema heeft.
4. Reageren op onverwachte gebeurtenissen
Het kan altijd voorkomen dat servicemedewerkers of monteurs zich op het laatste moment afmelden (bijvoorbeeld wegens ziekte of andere persoonlijke reden). Veel planningstools missen de flexibiliteit om hier snel op in te spelen en schema’s en planningen last minute aan te passen aan de nieuwe realiteit.
De gevolgen van een slechte serviceplanning
Heb je te maken met een of enkele van de bovengenoemde problemen? Dan beïnvloedt dat onherroepelijk je dienstverlening, en niet op een positieve manier.
- Onbenutte resources gaan eerder naar huis.
- Monteurs weten niet altijd waar ze hoe laat moeten zijn. Ze staan voor een gesloten deur of hebben niet het juiste gereedschap bij zich door een foutieve opdrachtomschrijving.
- Klanten zitten de hele dag te wachten op een monteur of servicemedewerker die uiteindelijk niet komt.
Verbeter je serviceplanning met FieldBuddy
Met een goede digitale tool voor field service management til je jouw planning en dienstverlening naar een hoger niveau en voorkom je de bovengenoemde problemen en complicaties. Met een digitaal planbord maak je een planning die zowel de medewerkers in de backoffice als de mensen in het veld in realtime kunnen bekijken en aanpassen. Loopt een klus uit? Dan kan de binnendienst gelijk gaan herplannen.
FieldBuddy is een planningstool die de functionaliteiten van een digitaal planbord heeft, maar nog veel meer kan.
Afspraakbevestigingen en ‘first time right’
Het is in FieldBuddy heel makkelijk om afspraakbevestigingen te versturen. Dit helpt bij het verhogen van het aantal problemen dat je gelijk bij de eerste afspraak (‘first time right’) oplost. Je kunt bijvoorbeeld ook de dag van tevoren of op het moment dat de monteur vertrekt een notificatie richting de klant sturen om de planning nog beter te stroomlijnen. Door het instellen van normtijden, kun je in FieldBuddy ook de duur van een afspraak inschatten.
De juiste persoon voor de juiste klus
Aan de hand van een kaartje kun je in FieldBuddy precies zien wie het snelst beschikbaar is voor een klus in een bepaalde regio. Daarnaast zijn er kolommen waar je jouw eigen informatiebehoeften in verwerkt. Een onderhoudsbeurt in het kader van een contractuele verplichting vereist immers een andere mindset en vaak ook andere kennis dan incident management.
Met FieldBuddy bepaal je jouw eigen lijstweergave. Je kiest zelf welke geplande en aangeleverde werkbonnen je wilt zien, maar ook welke informatie (locatie van een monteur, type klus, expertise, specialismen) leidend moet zijn bij het inplannen van een monteur of servicemedewerker. Met content en een kleurcodering kun je elk blokje zelf bepalen. Zo zie je in één oogopslag wie de meest geschikte persoon voor een bepaalde klus is en welke medewerker het dichtst in de buurt zit. Het kaartje in FieldBuddy herbergt ook optimale routes om zo de best mogelijke beschikbaarheid te garanderen.
Makkelijk overstappen
Veel planners zijn gewend aan Excel en vinden het lastig om vanuit dit programma over te stappen op een nieuwe planningstool. Door de gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface heeft FieldBuddy een vrij lage instapdrempel. Bovendien kun je vaak ook vanuit je vorige tool je historie naar FieldBuddy importeren of met FieldBuddy integreren.
Historische data en realtime-informatie
In onze datagedreven maatschappij is het belangrijk dat planningsinformatie in (near) realtime beschikbaar is. Met de app FieldBuddy Swift krijgt de binnendienst realtime-inzicht in de planning. Buitendienstmedewerkers ontvangen werkbonnen via de app op hun smartphone. Ze zien dan gelijk alle benodigde informatie, zoals de probleemomschrijving, servicehistorie, het contract en de installatiehandleidingen. Na de werkzaamheden worden de werkbonnen automatisch verwerkt en gefactureerd. Daarnaast houdt de app het materiaalgebruik en de werktijd bij.
Serviceplanning draait om het vinden van de juiste balans
Serviceplanning is een activiteit die uiteindelijk draait om het vinden van de juiste balans tussen de behoeften van de binnendienst, buitendienst, de machines en klant. Het draait om het optimaal inplannen van werk over je beschikbare resources. Je zet werk uit bij je buitendienst en zorgt ervoor dat dit goed en efficiënt gebeurt.
De planner wil makkelijk kunnen plannen, terwijl de monteur niet te veel en te ver wil rijden zodat hij zoveel mogelijk productieve uren kan draaien. En de klant wil weer niet te lang wachten op een servicemedewerker. FieldBuddy geeft je de mogelijkheid om het hele planpaneel te personaliseren, waardoor je zelf bepaalt wat jij het belangrijkst vind. Zo wordt het een stuk makkelijker om de ideale balans te vinden en je servicewerkzaamheden optimaal in te plannen.
Meer informatie
Wil je jouw serviceplanning perfectioneren? En maak je graag een keer kennis met de functionaliteiten en voordelen van FieldBuddy? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op of vraag een demo aan.
