Bel met een expert
Hoe De Ridder onderhoudsprocessen digitaliseert en klanttevredenheid verhoogt
Contracten worden nageleefd
3x hoger
Door geavanceerde checklijsten
- Asset management
- Checklijst
- Dashboards
- Inspections
- Klantportaal
- Preventief Onderhoud
- Ticketing
- Maak/Productie
- Mobility
- Onderhoud
Uitdagingen
- Foutgevoelige administratie
- Veel gebruik van papieren werkbonnen
- Geen inzicht in geschiedenis van klant- en machinegegevens
Oplossing
- Volledige automatisering van verschillende processen
- Het implementeren van dashboards
- Overzichtelijke app voor monteurs
Voordelen
- Meer overzicht door digitale rapportages
- Servicecontracten worden behaald
- Gestructureerde onderhoudsprocessen
- Besparen van tijd en kosten
Achtergrond
De Ridder is een Nederlandse leverancier van hoogwaardige metaalbewerkingsmachines en bijbehorende services in de Benelux. Met bijna 50 jaar ervaring, ondersteunt De Ridder haar klanten in de maakindustrie met expertise in draaien, frezen, slijpen, en eroderen.
Kasper van Witzenburg, systeembeheerder bij De Ridder, werkt al jaren bij het bedrijf en is een expert op het gebied van field service management. Hij vertelt in dit succesverhaal meer over de uitdagingen waar het bedrijf in het verleden mee te maken had. Ook legt Kasper uit hoe FieldBuddy hierbij heeft geholpen en waarom De Ridder hierdoor klaar is om steeds verder te groeien.
Uitdaging: dubbel werk en een foutgevoelige administratie
In het verleden gebruikte De Ridder een eenvoudig planningssysteem. Dit systeem was functioneel, maar het bedrijf liep toch tegen een aantal uitdagingen aan. Doordat veel processen handmatig werden bijgehouden, ging er enorm veel tijd verloren aan het verzamelen van gegevens en het maken van een duidelijk overzicht. Zo was belangrijke informatie over klanten en machines niet direct beschikbaar, hier was geen overzicht van.
Ook monteurs werkten nog massaal met papieren werkbonnen, dit zorgde voor dubbel werk en een foutgevoelige administratie. Doordat de gegevens handmatig werden ingevoerd konden er namelijk snel onschuldige fouten in het systeem belanden. Natuurlijk gaan papieren werkbonnen ook nog eens sneller verloren dan wanneer deze digitaal worden ingevoerd.
De Ridder realiseerde zich dat het tijd was om op zoek te gaan naar een oplossing die hen kon helpen bij deze uitdagingen. Hierbij was het belangrijkste doel om één field service oplossing te creëren die gekoppeld kon worden aan Exact en Qlikview, integraties waarmee het bedrijf werkt. Ook moesten alle processen gedigitaliseerd kunnen worden. Hierdoor kan De Ridder nu eindelijk inzicht krijgen in de werkbonnen van monteurs, uitleenapparatuur, het gehele retourproces en de status van assets van klanten.
De oplossing: meer overzicht en georganiseerde processen
Daar was FieldBuddy, het bedrijf dat dé field service software leverde waar De Ridder naar op zoek was. De twee bedrijven gingen met elkaar aan de slag en grepen dit met twee handen aan. FieldBuddy en De Ridder werken nu al een geruime tijd samen. In deze periode is de field service software van De Ridder uitgegroeid tot een zeer geavanceerde oplossing waarmee alle facetten van de dienstverlening gedigitaliseerd zijn, dit is precies wat De Ridder wilde.
De visie van FieldBuddy is om de nieuwste field service-technologie toegankelijk te maken voor MKB’s, dit is terug te zien in wat De Ridder allemaal heeft bereikt met de software. Door een integratie met Qlikview kan het bedrijf nu externe dashboards aanbieden aan klanten. Zij krijgen hierdoor inzicht in het onderhoud van hun machines. Dit noemt De Ridder ‘het geven van proactief advies’. Op deze manier bieden zij hun klanten een extra stukje service aan, waarbij ze volledig inzicht geven in het onderhoud van assets. Dit is iets unieks.
Door FieldBuddy kan De Ridder onderhoudsprocessen goed structureren en op een overzichtelijke manier inzien. Van werkbonnen tot de planning, alles is gestroomlijnd en papieren werkbonnen zijn verleden tijd. Ook voor monteurs is dit fijn. Monteurs kunnen in de app zien waar ze naartoe moeten en welke onderdelen of apparatuur ze nodig hebben. “Geavanceerde checklijsten helpen om data te verzamelen voor duidelijke klant updates”, vertelt Kasper, “Ook geeft het monteurs sturing om SLA’s te behalen.”
Het inzicht dat FieldBuddy biedt, is van onschatbare waarde. Alles is gedigitaliseerd en geïntegreerd.
Systeembeheerder bij De Ridder
Servicecontracten zijn belangrijk voor De Ridder. Door middel van de automatiseringsmogelijkheden van FieldBuddy, weet het bedrijf zeker dat ze zich hieraan houden. Twee maanden voordat het tijd is voor een onderhoudsafspraak bij een klant, krijgt de binnendienst hier automatisch een melding van. De binnendienst belt de klant om een gesprek te voeren over de asset. Zij kunnen tegelijkertijd de service geschiedenis en servicecontracten van klanten en specifieke assets inzien, dit helpt bij het voeren van het gesprek met de klant.
Kasper heeft ook een oplossing geïmplementeerd voor retourprocessen. Bij preventief onderhoud worden onderdelen vaak ter reparatie opgestuurd naar de fabrikant, je zou denken dat dit een simpel proces is. Maar door moeilijke communicatielijnen ontstaan vertragingen en duurt het soms maanden voordat een onderdeel weer terugkomt of opgestuurd kan worden. Kasper legt uit: “Wanneer onderdelen, waar wij nog iets mee moeten doen, lang bij ons blijven liggen kost dat geld. Sommige leveranciers gaan namelijk kosten berekenen voor de extra tijd dat een onderdeel niet naar hen wordt teruggestuurd.” Door middel van FieldBuddy kan De Ridder nu overzichtelijk zien waar onderdelen liggen en wie er verantwoordelijk voor is. Dit scheelt het bedrijf de nodige kosten.
Resultaten: efficiëntie en klanttevredenheid
3x hogere efficiënte
Door met behulp van FieldBuddy werkbonnen te digitaliseren en rapportages te automatiseren, is de productiviteit van De Ridder omhoog gegaan. Vroeger duurden sommige processen dagen, nu zijn ze binnen een paar uur al afgerond. “Voorheen moesten we werkbonnen handmatig overtypen en alles via de post regelen”, vertelt Kasper. “Dankzij FieldBuddy besparen we enorm veel tijd en geld. Dit heeft onze manier van werken compleet veranderd.”
Kostenbesparing
Door het nieuwe retourproces zijn er niet alleen minder verloren onderdelen, maar worden vooral kosten bespaard doordat contracten worden nageleefd. Nu blijven onderdelen niet zo lang meer liggen, deze worden snel gecrediteerd. “Dit maakt een groot verschil, zowel financieel als organisatorisch”, zegt Kasper. Door middel van FieldBuddy heeft De Ridder een beter overzicht van onderdelen die nog bij hen liggen of al zijn teruggestuurd naar leveranciers. Op deze manier kunnen er geen misverstanden ontstaan en bespaart het bedrijf jaarlijks veel kosten aan onderdelen die anders te lang blijven liggen.
Betere klantrelaties
De communicatie tussen De Ridder en klanten verloopt zeer soepel. Dit komt onder andere doordat klanten een duidelijk overzicht hebben in het onderhoud van hun assets via het klantportaal. Ook kunnen zij De Ridder altijd bereiken en een onderhoudsafspraak inplannen wanneer dat voor hen goed uitkomt via telefoon of email. Doordat de binnendienst ruim op tijd contact op kan nemen met klanten over het inplannen van een onderhoudsafspraak, komen incidenten nauwelijks voor en blijven assets goed functioneren.
De samenwerking met FieldBuddy gaat al jaren goed. De flexibiliteit en snelle ondersteuning maken het een waardevolle partner.
Systeembeheerder bij De Ridder
Conclusie
Doordat FieldBuddy flexibel en configureerbaar is, kan De Ridder haar onderhoudsprocessen al jaren verder ontwikkelen. Met FieldBuddy heeft het bedrijf een oplossing gevonden die meegroeit met hun behoeften. “We kunnen nu rapporteren op klantniveau, omzet per machine, en efficiëntie per monteur inzien”, vertelt Kasper. Terwijl De Ridder blijft groeien, groeit FieldBuddy mee.
Efficiëntie
Met FieldBuddy heeft De Ridder haar werkprocessen gestroomlijnd en zijn papieren werkbonnen voor monteurs verleden tijd, dit leidt tot een snelle en foutloze afhandeling van serviceverzoeken.
Data verzamelen
Dankzij FieldBuddy heeft De Ridder nu een volledig inzicht in klantgegevens, de status van machines en onderhoudsgeschiedenis, waardoor ze klanten proactief kunnen adviseren.
Foutloze reparaties
De digitale werkbonnen en checklijsten van FieldBuddy verkleinen de kans op fouten. Hierdoor hebben monteurs altijd de juiste informatie en onderdelen bij de hand.
Vermindering van bureaucratie
Met FieldBuddy heeft De Ridder één overzichtelijk systeem waarmee retourprocessen, uitleenapparatuur en klantcommunicatie worden beheerd. Ook de binnen- en buitendienst kunnen makkelijker aan de slag door het overzicht van digitale gegevens.
Wil je meer lezen over succesverhalen?
365zon
Het snelgroeiende 365zon blijft zich digitaliseren en ontwikkelen met FieldBuddy
Lees verder
