Bel met een expert
Als servicemanager doe je er alles aan om de (field) serviceprocessen optimaal te laten verlopen. Om hierin te slagen moet je precies weten hoe alle projecten ervoor staan, welke activiteiten er uitgevoerd moeten worden, waar de uitdagingen liggen en wanneer jouw monteurs beschikbaar zijn voor de volgende klus.
Echter is het lastig om overzicht te houden over al deze data. Voor ieder onderdeel in het serviceproces heb je wel weer een ander systeem. Gelukkig zijn er diverse vormen van field service software op de markt die je helpen dit overzicht te bewaren. Maar hoe kies je de software die past bij jouw organisatie?
Om je een handje te helpen hebben wij 6 stappen gedefinieerd die je ondersteunen bij deze keuze. Download de PDF hieronder om de verkregen informatie te noteren. Zo heb je aan het eind een goed overzicht van alle mogelijkheden en kun je een weloverwogen keuze maken.
Stap 1. Breng je korte- én langetermijnwensen en eisen in kaart
Een valkuil waar veel mensen in trappen tijdens het zoeken naar een geschikte field service software is om direct in de functionaliteiten te duiken. Begrijpelijk, want als specialist heb je al een goed beeld van wat je van de software verwacht. Maar staar je niet blind op de features. Probeer eerst stil te staan bij je wensen. Wat zijn de behoeftes vanuit de processen en wat brengt jouw bedrijf nou echt verder? Wat heb je op dit moment nodig? En over een half jaar? En over 2 jaar? Zet alvast een stip op de horizon en kies een pakket dat met je meegroeit.
Stap 2. Noteer een aantal standaard voorbeelden van werkbonnen
Om jouw processen nog gedetailleerder in kaart te brengen is het handig om een aantal uiteenlopende werkorders te verzamelen. Deze voorbeelden bieden inzicht in de processen en wat daar allemaal in gebeurt. Dit is een goed startpunt om straks de benodigde functionaliteiten te kunnen prioriteren.
Vragen ter ondersteuning:
- Welk type werk ondersteunen we?
- Welke werkwijzen hanteren de monteurs?
- Welke gegevens creëren de monteurs?
- Wat gebeurt er met deze gegevens?
Stap 3. Selecteer functionaliteiten
Nu je jouw field service processen helder voor ogen hebt kun je beginnen met het bepalen van de benodigde functionaliteiten. Maak een lijstje met functionaliteiten die je echt nodig hebt.
Hieronder hebben wij enkele functionaliteiten benoemd die relevant voor jouw organisatie kunnen zijn, maar laat je vooral leiden door wat je wensen zijn.
- Digitale werkbonnen
- Contracten
- Planning & Dispatching
- Urenregistratie
- Voorraadbeheer
- Rapportages
- Real-time
- Digitale facturatie
- Workflows
Stap 4. Vraag demo’s aan
Nu je weet wat field service software te bieden moet hebben kun je een selectie maken van de aanbieders. Kies 3-5 softwareaanbieders die aan jouw criteria voldoen en vraag bij elk van deze aanbieders een demo aan. Dit is dé manier om de software in actie te zien.
Stap 5. Betrek je medewerkers bij het aankoopproces
Doe de demo niet alleen, maar laat je specialisten ook meekijken. Iedere medewerker stelt binnen zijn functie weer andere eisen aan de software. Door hen te betrekken bij de keuze vergroot je het draagvlak en zul je misschien zelfs verrast worden door de goede verbeterideeën die zij aandragen.
Dit zijn enkele voorbeeldvragen die van belang zijn voor je specialisten:
Vragen voor de buitendienst
- Heb ik een mobiel apparaat nodig om toegang te krijgen tot de software?
- Kunnen mijn klanten direct betalen?
- Heb ik inzicht in de voorraad?
- Wat voor impact heeft dit op mijn werk?
Vragen voor de binnendienst
- Is het systeem makkelijk te gebruiken?
- Integreert het systeem met mijn bestaande software?
- Hoe komen de werkbonnen eruit te zien?
- Is het mogelijk om de lijst met klanten te exporteren?
Vragen voor de IT-afdeling
- Is de field service software in de Cloud of on-premise?
- Hoe integreren we bestaande field service software?
- Hoe importeren we bestaande gegevens?
- Zijn er regelmatig updates? En wat houden deze in?
Stap 6. Vergelijk de prijsmodellen
Heb je de verschillende field service softwareapplicaties getest? Dan hebt je vast al een voorkeur. Doorslaggevend voor de keuze is dan de prijs. In de softwarebranche worden er veel verschillende prijsmodellen gehanteerd, zoals het betalen per gebruiker, per medewerker of per locatie. Let goed op of er geen verborgen kosten zijn.
Wees kritisch en stel de volgende vragen:
- Zitten de features er al bij of komen er nog add-ons bij op?
- Is de prijs modulair opgebouwd?
- Moet ik upgraden naar een uitgebreidere editie waardoor mijn prijs omhoog gaat?
- Moet ik mijn eigen hardware aanschaffen of is het een all-in prijs vanuit de cloud?
Conclusie
Wanneer je je bewust bent van de behoeften van de verschillende gebruikers en de juiste vragen aan de leveranciers stelt tijdens het selectieproces, zul je de field service software vinden die perfect past bij jouw organisatie.
Wij wensen je veel succes!
