Bel met een expert
Een digitale werkbon is een werkbon die de monteur op zijn telefoon of tablet ontvangt, invult en laat aftekenen, in plaats van op papier. Uren, materialen, foto’s en de handtekening van de klant komen direct bij kantoor binnen, zodat de factuur dezelfde dag de deur uit kan. In dit artikel lees je wat een werkbon is, waarom papier tekortschiet en wat digitale werkbonnen opleveren.
Wat is een werkbon?
Een werkbon is het document waarop je vastlegt wat er bij een klus is gedaan: welke werkzaamheden, hoeveel uur en welke materialen. De werkbon is het bewijs dat het werk is uitgevoerd en de basis voor de factuur.
Voorbeeld van een werkbon
Een eenvoudige werkbon ziet er zo uit:
Werkbon
Datum: 14 oktober
Klant: Bakkerij De Molen, Industrieweg 12, Zwolle
Opdracht: storing koelcel, temperatuur loopt op
Uitgevoerd: ventilator condensor vervangen, koelcel getest op -18 °C
- 1x ventilatormotor (art. VM-220)
- 2 uur arbeid
- 0,5 uur reistijd
Afgetekend door: J. de Vries
Op deze werkbon staan de gegevens van de klant, wat er mis was, wat de monteur heeft gedaan, wat hij heeft gebruikt en wie het werk heeft goedgekeurd. Daarmee kan kantoor factureren en zie je later terug wat er aan de installatie is gebeurd.
De nadelen van papieren werkbonnen
De papieren werkbon was nooit een goede oplossing, alleen lang de enige. In de praktijk loop je tegen deze problemen aan:
- Onleesbaar of onvolledig. Een werkbon die snel in het busje wordt ingevuld, is voor kantoor niet altijd te lezen. Ontbreekt er een onderdeel, dan factureer je te weinig.
- Kwijt. Een verkreukelde bon in een overall of onder een stoel is een klus die je niet factureert.
- Dubbel werk. Iemand op kantoor typt alles over in het systeem. Dat kost tijd en levert fouten op.
- Trage facturatie. Tussen klus en factuur zitten dagen of weken. Hoe langer dat duurt, hoe later je betaald wordt.
- Geen inzicht. Op papier zie je niet welke installaties vaak storing geven of welke klussen langer duren dan gepland.
- Niet schaalbaar. Met elke monteur erbij groeit de stapel, en daarmee het werk op kantoor.
Lees meer in Wat zijn de nadelen van papieren werkbonnen?.
Hoe werkt een digitale werkbon?
Kantoor maakt de werkbon aan, of hij ontstaat vanzelf uit een storingsmelding of een onderhoudscontract. De planner wijst hem toe aan een monteur, en de werkbon staat direct in de app van de monteur.
Op locatie ziet de monteur alles wat hij nodig heeft: het adres, de opdracht, de historie van de installatie en eventuele handleidingen. Hij registreert uren en materialen, maakt foto’s, loopt een checklist af en laat de klant digitaal aftekenen. Is er geen bereik, dan werkt de app gewoon door en synchroniseert hij later.
Zodra de werkbon is afgerond, ziet kantoor dat meteen. De gegevens gaan door naar de facturatie en naar je boekhouding of ERP, zonder dat iemand iets overtypt. Meer over hoe dat in FieldBuddy werkt lees je op de pagina over digitale werkbonnen.
De voordelen van digitale werkbonnen
1. Iedereen werkt op dezelfde manier
Met keuzelijsten en verplichte velden vult elke monteur de werkbon op dezelfde manier in. Geen eigen afkortingen of vergeten velden meer. Dat is makkelijker voor de monteur en scheelt de binnendienst veel uitzoekwerk.
2. Iedereen is up-to-date
Verandert er iets in de planning, of blijkt een onderhoudsbeurt een reparatie te worden? Dan past de planner dat aan en ziet de monteur het direct. Kantoor ziet op zijn beurt de status van elke werkbon, zonder te bellen of te appen.
3. Alle informatie bij de hand
De monteur heeft de probleemomschrijving, servicehistorie, contractafspraken en handleidingen op zijn telefoon. Hij komt beter voorbereid aan en lost vaker het probleem op bij het eerste bezoek.
4. Sneller factureren
Een afgeronde werkbon gaat direct door naar de facturatie. Regels die altijd gelden, kun je automatiseren. Valt een onderdeel onder de garantie, dan staat de prijs automatisch op nul. Je factureert dezelfde dag in plaats van na een week.
5. Alles terug te vinden
Geen ordners meer doorzoeken. Elke werkbon staat digitaal en is in een paar seconden terug te vinden, per klant, per installatie of per monteur. En je archief is veilig, ook als er iets met je pand gebeurt.
6. Inzicht in je service
Omdat alle gegevens digitaal binnenkomen, zie je in rapportages en dashboards welke installaties vaak storing geven, hoe lang klussen duren en waar je marge lekt. Dat zie je op papier nooit.
Wat AI toevoegt aan de digitale werkbon
De monteur dicteert wat hij heeft gedaan en AI maakt er een net werkbonverslag van. Voordat een werkbon de deur uitgaat, controleert het systeem of er gegevens ontbreken. En bij het plannen houdt AI rekening met reistijd, vaardigheden en beschikbaarheid. Lees meer over FieldBuddy AI.
Overstappen van papier naar digitaal
Overstappen hoeft geen groot project te zijn. Begin met je huidige werkbon als uitgangspunt, bepaal welke velden echt nodig zijn en betrek een paar monteurs bij de inrichting. Zij weten wat er op locatie werkt. In Hoe stap je over van papieren werkbonnen naar digitale werkbonnen? lees je hoe je dat stap voor stap aanpakt.
Digitale werkbonnen met FieldBuddy
Met FieldBuddy plan je werkbonnen in op het planbord en staan ze direct in de app van de monteur. Hij registreert uren, materialen en foto’s, laat de klant aftekenen en rondt de klus af, ook zonder bereik. Kantoor ziet realtime waar elke werkbon staat, en via koppelingen met onder meer AFAS, Exact en Microsoft Business Central gaat alles door naar je boekhouding.
Wil je snel starten met digitale werkbonnen en planning, dan past FieldBuddy Go. Werk je met contracten, installaties en complexere serviceprocessen, dan is FieldBuddy Pro de betere keuze.
Veelgestelde vragen
Wat is een digitale werkbon?
Een werkbon die de monteur op zijn telefoon of tablet ontvangt en invult, inclusief uren, materialen, foto’s en de handtekening van de klant. Kantoor ziet het resultaat direct.
Is een digitale handtekening op een werkbon geldig?
Ja. Een digitale handtekening van de klant legt vast dat het werk is uitgevoerd en akkoord is, net als een handtekening op papier.
Werkt een digitale werkbon zonder internet?
Ja. De app van FieldBuddy werkt offline en synchroniseert zodra er weer verbinding is.
Kan ik mijn eigen werkbon nabouwen?
Ja. Je bepaalt zelf welke velden, checklists en statussen op de werkbon staan, zodat hij past bij hoe jouw buitendienst werkt.
Conclusie
Een digitale werkbon kost de monteur minder tijd, voorkomt fouten en zorgt dat je sneller factureert. Kantoor heeft overzicht zonder te bellen, en je krijgt inzicht in je service dat je op papier nooit had.
Benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uitziet? Vraag een demo aan, dan laten we het je zien in je eigen situatie.
