Bel met een expert
Overstappen van papieren naar digitale werkbonnen doe je in vijf stappen: breng je huidige werkbon in kaart, kies software die past, richt de digitale werkbon in, betrek en train je monteurs, en start met een overgangsperiode. In dit artikel lees je per stap waar je op let.
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is een werkbon die de monteur op zijn telefoon of tablet ontvangt, invult en laat aftekenen. Uren, materialen, foto’s en de handtekening van de klant komen direct bij kantoor binnen. Meer uitleg lees je in Alles wat je moet weten over digitale werkbonnen.
In 5 stappen van papier naar digitaal
1. Breng je huidige werkbon in kaart
Leg een paar papieren werkbonnen naast elkaar: een storing, een onderhoudsbeurt, een installatie. Welke velden worden altijd ingevuld? Welke nooit? Wat mis je nu? Dat is de basis voor je digitale werkbon.
2. Kies software die bij je past
Kijk niet alleen naar functies, maar ook naar hoe makkelijk monteurs ermee werken, of de app offline werkt en of het koppelt met je boekhouding. In In 6 stappen kies je de field service software die bij je past lees je hoe je dat aanpakt.
3. Richt de digitale werkbon in
Maak de werkbon niet ingewikkelder dan de papieren versie. Gebruik keuzelijsten waar het kan, maak alleen echt nodige velden verplicht en voeg checklists toe voor terugkerende controles.
4. Betrek en train je monteurs
Laat een paar monteurs meedenken over de inrichting. Zij weten wat er op locatie werkt. Geef daarna iedereen een korte training en zorg dat er iemand is om vragen aan te stellen. Twijfels bij monteurs? Lees 5 tegenargumenten voor digitale werkbonnen ontkracht.
5. Start met een overgangsperiode
Begin met één team of één type klus. Los de eerste problemen op en breid daarna uit. Zo verloopt de overstap rustig en bouw je vertrouwen op.
Waar je op let
- Koppeling met je boekhouding. Anders typ je alsnog alles over. Lees meer over integraties.
- Offline werken. In kelders en op daken is vaak geen bereik.
- Bestaande gegevens. Klanten, installaties en contracten wil je kunnen importeren.
- Ondersteuning. Een leverancier die je op weg helpt, scheelt veel gedoe.
Overstappen met FieldBuddy
Wil je snel starten met digitale werkbonnen en planning, dan past FieldBuddy Go. Werk je met contracten, installaties en complexere processen, dan is FieldBuddy Pro de betere keuze. In beide gevallen helpen we je bij de inrichting en de training van je team.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de overstap naar digitale werkbonnen?
Met een standaardoplossing kun je binnen een paar weken starten. Bij complexere processen en koppelingen duurt het langer.
Moeten monteurs veel leren?
Nee. Een goede app is net zo makkelijk als de apps die ze al op hun telefoon gebruiken. Een korte training is meestal genoeg.
Kan ik mijn bestaande gegevens meenemen?
Ja. Klanten, installaties en artikelen kun je meestal importeren of via een koppeling overnemen.
Benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uitziet? Vraag een demo aan, dan laten we het je zien in je eigen situatie.
