Van werkbon naar factuur
zonder overtypen

Een werkbon legt vast wat er op locatie is gebeurd: uren, materialen, activiteiten en de handtekening van de klant. Een factuur is het document waarmee je dat werk in rekening brengt. De werkbon is dus het bewijs, de factuur het betaalverzoek. In FieldBuddy Go volgt de tweede uit de eerste: uit de afgeronde werkbon rollen factuurregels op basis van je prijsafspraken.

Per werkbon zie je wat er is doorgezet. Soms blijft een regel hangen, bijvoorbeeld als de monteur een onderdeel heeft geregistreerd dat nog niet in de artikellijst staat. Dat mag, want hij moet door met zijn werk. De werkbon krijgt dan een eigen status en de backoffice kan daar automatisch een melding op krijgen. Kantoor koppelt het juiste artikel aan de registratie en de regel gaat alsnog mee.

Ja, als je dat zo instelt. Je maakt een keer een e-mailsjabloon met de werkbon als pdf-bijlage en bepaalt bij welke status of wijziging die mail uitgaat. Daarna gaat er bij elke afgetekende werkbon automatisch een kopie naar de klant, in de taal van die klant. Is de bijlage groter dan 10 MB, dan wordt het een downloadlink die 30 dagen geldig blijft.

Via prijsafspraken die aan de klant en het contract hangen. Zodra een werkbon is ingestuurd, bepaalt FieldBuddy Go de factuur- en kostenregels op basis van de prijsafspraak die voor die klant en die periode geldt. Pas je achteraf uren of materialen aan, dan reken je de regels in een klik opnieuw door. Op de factuur staat wat je met die klant hebt afgesproken.

Ja, maar niet alles gaat beide kanten op, en dat is precies de bedoeling. Stamgegevens als debiteuren, locaties, objecten en artikelen komen uit je ERP naar FieldBuddy Go. Uren, materialen en factuurregels gaan de andere kant op. Per veld ligt vast welk systeem leidend is. Beheert je ERP een veld, dan kun je het in FieldBuddy Go niet overschrijven. Zo ontstaan er geen twee versies van de waarheid.

Via onderhoudscycli. Je legt per object of contract vast hoe vaak het onderhoud terugkomt, en FieldBuddy Go maakt daar automatisch orders van, met de gewenste uitvoerdatum erbij. Die komen in de lijst te staan met de status inplannen, dus de planner hoeft ze alleen nog in te plannen. Loopt de cyclus af, dan stopt het genereren.

FieldBuddy Go koppelt standaard met de pakketten die in de Benelux het meest gebruikt worden, waaronder Exact, AFAS en SAP. Klantgegevens, facturen en onderdelen blijven zo in beide systemen gelijk. Staat jouw systeem er niet bij, dan kun je koppelen via de open API van FieldBuddy Go, met OAuth 2.0 en documentatie voor je ontwikkelaar.