Bel met een expert
Papieren werkbonnen raken kwijt, zijn slecht leesbaar, moeten worden opgehaald en overgetypt, en geven je geen inzicht in je service. Dat kost tijd en geld, en maakt groeien lastig. In dit artikel lees je de belangrijkste nadelen op een rij, en wat digitale werkbonnen daar tegenover zetten.
De nadelen van papieren werkbonnen
1. Ze raken kwijt of beschadigd
Een werkbon die in de bus blijft liggen, nat wordt of in de prullenbak belandt, is een klus die je niet of te laat factureert. En de informatie over wat er bij de klant is gedaan, ben je kwijt.
2. Ze zijn slecht leesbaar
Snel ingevuld op locatie, met een handschrift dat alleen de monteur zelf kan lezen. Kantoor moet bellen om te vragen wat er staat, of gokt. Dat levert fouten op in de factuur en de administratie.
3. Ze moeten worden opgehaald en weggebracht
De monteur haalt zijn bonnen op kantoor op en brengt ze weer terug. Dat kost elke dag tijd en kilometers.
4. Ze zijn lastig te delen
Een papieren bon ligt op één plek. Collega’s, planners of de klant kunnen er niet bij. Wie wil weten hoe het ervoor staat, moet bellen.
5. De planning is moeilijk aan te passen
Komt er een spoedklus bij of loopt een klus uit, dan gaat het hele schema met de hand om. Veel telefoontjes tussen kantoor en monteur zijn het gevolg.
6. Ze kosten productiviteit
Invullen, overtypen, uitzoeken en opbergen: het is allemaal tijd die niet naar het werk zelf gaat. En met elke monteur erbij groeit het werk op kantoor mee.
7. Nieuwe monteurs verwachten een app
Vooral jongere monteurs zijn gewend om alles op hun telefoon te doen. Een werkgever die nog met papier werkt, is minder aantrekkelijk.
Wat digitale werkbonnen daar tegenover zetten
- Niets raakt kwijt. Elke werkbon staat veilig in het systeem.
- Kloppende gegevens. Keuzelijsten en verplichte velden voorkomen fouten.
- Direct inzicht. Kantoor ziet de status van elke werkbon zonder te bellen.
- Sneller factureren. Een afgeronde werkbon gaat direct door naar de facturatie.
- Minder papier. Beter voor het milieu en voor je archief.
Hoe dat in de praktijk werkt, lees je in Alles wat je moet weten over digitale werkbonnen. Wil je de overstap maken, lees dan Hoe stap je over van papieren naar digitale werkbonnen?.
Veelgestelde vragen
Wat is het grootste nadeel van papieren werkbonnen?
Dat informatie verloren gaat of verkeerd wordt overgenomen. Dat leidt tot gemiste of onjuiste facturen en extra werk op kantoor.
Zijn digitale werkbonnen duur?
Meestal verdienen ze zich snel terug, omdat je sneller factureert, minder fouten maakt en minder tijd kwijt bent aan administratie. Bekijk de prijzen van FieldBuddy.
Werkt een digitale werkbon ook zonder internet?
Ja. De app van FieldBuddy werkt offline en synchroniseert zodra er weer bereik is.
Benieuwd hoe dat er voor jouw organisatie uitziet? Vraag een demo aan, dan laten we het je zien in je eigen situatie.
