Bel met een expert
Papieren werkbonnen zijn de fysieke documenten die gebruikt worden om werk te documenteren en te beheren. Hoewel ze al lang zijn gebruikt in het bedrijfsleven, zijn er een aantal nadelen aan het gebruik van papieren werkbonnen. Gelukkig zijn de meeste bedrijven zich al bewust van de nadelen. Toch zetten ze we alsnog op een rijtje.
De nadelen van papieren werkbonnen
Eén van de grootste nadelen van papieren werkbonnen is dat ze gemakkelijk verloren kunnen gaan. Als een werkbon wordt weggegooid of kwijtgeraakt, kan dit leiden tot vertragingen en verwarring bij het uitvoeren van werk. Dit kan ook leiden tot verlies van gegevens en inkomsten voor het bedrijf.
Een ander nadeel van papieren werkbonnen is dat ze gemakkelijk beschadigd kunnen raken. Als een werkbon nat wordt kan dit leiden tot onleesbaarheid en verlies van belangrijke informatie.
Daarnaast kunnen papieren werkbonnen ook moeilijk te lezen zijn als ze niet goed zijn ingevuld of als de handschrift moeilijk te lezen is. Dit kan leiden tot verwarring en fouten bij het uitvoeren van werk.
Wil je aan de slag met digitale werkbonnen? Lees hier verder
Een ander nadeel van papieren werkbonnen is dat ze moeilijk te delen en te verzamelen zijn. Als een werkbon in het bezit is van één persoon, kan het moeilijk zijn om deze te delen met andere teamleden of afdelingen. Dit kan leiden tot vertragingen en inefficiëntie.
Papieren werkbonnen moeten altijd opgehaald worden en weggebracht. Dit kost tijd en brandstof.
Zeker de jongere monteurs in de buitendienst zitten helemaal niet te wachten op papier. De administratie die ze doen moet snel en gemakkelijk gaan, een mobiele app is wat ze verwachten. Een werkgever die nog op papier werkt is simpelweg niet met zijn tijd meegegaan
Met een papieren planning is er vaak veel (telefonisch) contact nodig tussen backoffice en monteur. Het aanpassen van de papieren planning is natuurlijk lastig. Want als de hoeveelheid werk meezit op een dag, is een extra klus inplannen lastig. Ook het veranderen van de planning van een monteur bij een incident blijft moeilijk op papier.
Tot slot kunnen papieren werkbonnen ook bijdragen aan het verminderen van de productiviteit van werknemers. Als werknemers tijd moeten besteden aan het invullen en beheren van papieren werkbonnen, kost dit tijd die ze anders aan het uitvoeren van werk zouden kunnen besteden.
Samengevat zijn de grootste nadelen van papieren werkbonnen:
- ze kunnen gemakkelijk verloren gaan of beschadigd raken
- ze kunnen de productiviteit van werknemers verminderen
- ze kunnen moeilijk te delen en te verzamelen zijn
- ze dienen opgehaald en weggebracht te worden
- ze kunnen moeilijk te lezen zijn
Al deze factoren kunnen leiden tot inefficiëntie en verlies van inkomsten voor het bedrijf.
Er zijn verschillende redenen waarom het overstappen van papieren werkbonnen naar digitale werkbonnen een goed idee kan zijn voor je bedrijf. Wanneer je als bedrijf groeit zul je al snel tegen schaalproblemen oplopen met papieren werkbonnen. Je wilt immers niet voor elke paar nieuwe monteurs een backoffice medewerker aannemen.
De belangrijkste voordelen van digitale werkbonnen:
Digitale werkbonnen zijn efficiënter
Digitale werkbonnen zijn gemakkelijker te gebruiken en te beheren dan papieren werkbonnen. Ze kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden gedeeld met andere teamleden of afdelingen en ze kunnen gemakkelijk worden bijgewerkt. Dit kan leiden tot een hoger niveau van efficiëntie en productiviteit.
Digitale werkbonnen zijn accurater
Digitale werkbonnen zijn minder vatbaar voor fouten dan papieren werkbonnen. Ze kunnen bijvoorbeeld worden ingevuld met behulp van specifieke velden die fouten helpen te verminderen, en ze kunnen ook worden gecontroleerd op spelling- en grammaticafouten. Dit kan leiden tot een hogere nauwkeurigheid van gegevens en een betere besluitvorming.
Het beheer is makkelijker
Digitale werkbonnen kun je gemakkelijk beheren met buitendienst software. Geen losse stapels van papieren werkbonnen, maar alles netjes in je buitendienst platform.
Digitale werkbonnen zijn sneller
Digitale werkbonnen zijn direct beschikbaar voor je buitendienst en status-updates van de huidige werkbonnen zijn live te volgen door de backoffice.
Digitale werkbonnen zijn transparanter
Het is op elk moment van de dag duidelijk wie wat heeft gedaan en wie waarmee bezig is. Al die onnodige telefoontjes tussen buitendienst en backoffice worden d.m.v. de digitale werkbon beantwoord.
Je data altijd bij de hand
Digitale werkbonnen kunnen gemakkelijk worden opgeslagen en gearchiveerd, wat betekent dat ze niet gemakkelijk verloren kunnen gaan of beschadigd kunnen raken. Dit leidt tot een beter beheer van gegevens en een hogere nauwkeurigheid van informatie.
Digitale werkbonnen zijn duurzamer
Digitale werkbonnen zijn duurzamer dan papieren werkbonnen omdat ze geen papier verbruiken. Dit kan helpen om de milieubelasting van het bedrijf te verminderen.
Conclusie
Digitale werkbonnen zijn efficiënter, accurater, gemakkelijker, sneller en transparanter te gebruiken, gemakkelijker op te slaan en duurzamer dan papieren werkbonnen.
Al deze factoren kunnen leiden tot een hogere productiviteit en efficiëntie en tot een beter beheer van gegevens voor het bedrijf.
