Bel met een expert
Eigen regie over de buitendienst: hoe De Groot Bewerkingsmachines de stap maakte naar FieldBuddy
papieren werkbonen
volledig field service systeem
uptime op het Salesforce-platform
- Checklijst
- Salesforce Sales Cloud
- Smart Planning
- Handel
- AFAS
Uitdagingen
- Bestaand systeem paste niet meer bij de groeiambities
- Behoefte aan flexibiliteit en eigen regie over het systeem
- Afhankelijkheid van externe partij voor elke aanpassing
Oplossingen
- FieldBuddy op het Salesforce-platform
- Integratie met AFAS voor automatische uitwisseling van machines, artikelen en klantdata
- Volledig zelfstandig beheer en configuratie door het eigen IT-team
Voordelen
- Eigen regie: het IT-team past het systeem zelf aan
- 100% uptime op het Salesforce-platform
- 35 buitendiensttechnici en 80–90 werkbonnen per dag, zonder gedoe
Achtergrond
Wie is De Groot Bewerkingsmachines?
De Groot Bewerkingsmachines levert, installeert en onderhoudt bewerkingsmachines bij klanten door heel Nederland. Met zo’n 35 buitendiensttechnici op pad en tientallen werkbonnen per dag draait alles om één ding: dat de operatie soepel loopt en het systeem er staat als je het nodig hebt.
Toen De Groot Bewerkingsmachines de ambitie had om verder te groeien, meer grip te krijgen op de buitendienst en slimmere koppelingen te maken met hun ERP-systeem, begon een serieuze zoektocht naar een nieuw platform.
Een andere richting
De Groot Bewerkingsmachines werkte eerder met RSM als servicemanagementpakket. Maar de wensen van het bedrijf ontwikkelden zich. Ze wilden meer flexibiliteit: de mogelijkheid om het systeem zelf in te richten en aan te passen, zonder steeds afhankelijk te zijn van een externe partij. En ze hadden een strategisch plan: toewerken naar een geïntegreerd Salesforce-ecosysteem, met uiteindelijk ook de configurator, sales en CRM op hetzelfde platform.
RSM paste niet meer bij die ambities. Tijd voor een nieuwe keuze.
De selectie
Vanuit het managementteam werd een lijst met eisen opgesteld. De financiële afdeling, servicemanager, proces engineer, manager ICT en algemeen directeur brachten elk hun eigen wensen mee.
Vanuit de ICT-afdeling waren de prioriteiten helder: hoge beschikbaarheid, single sign-on, veiligheid en een volwassen platform. Salesforce als fundament was de duidelijke voorkeur, stabiel, schaalbaar en klaar voor de toekomst.
FieldBuddy voldeed aan al die eisen. Maar de doorslag gaf de combinatie van flexibiliteit en toekomstperspectief. Tijdens de selectie bezocht het team ook een referentieklant om te zien hoe FieldBuddy in de praktijk werd gebruikt. Wat ze daar zagen, bevestigde de keuze.
“We zijn nu niet meer afhankelijk van een derde partij. Nu kunnen we in principe alles zelf. Die afhankelijkheid is er gewoon niet meer.”
De implementatie
In september tekende De Groot Bewerkingsmachines het contract. De deadline was 1 januari live gaan, een harde eis vanuit de financiële afdeling om het nieuwe boekjaar goed te starten. Ambitieus, maar het team zette door.
Samen met de implementatiepartner en de ICT-afdeling van De Groot Bewerkingsmachines werd het systeem ingericht. Alle historische data moest mee: werkbonnen, klantgegevens, machinehistorie, beschikbaar op dag één. Op 2 januari stond De Groot Bewerkingsmachines klaar. FieldBuddy was live.
Wat er veranderd is
De meest tastbare verandering is de zelfstandigheid. Applicatiebeheerder Koen Langenhuizen werkt dagelijks met het systeem en ervaart direct hoe anders dat voelt:
“Enorm veel vrijheid en mogelijkheden met het inrichten van alle koppelingen, velden… als iets nodig is, kun je het gemakkelijk maken.”
De integratie met AFAS, het ERP-systeem van De Groot Bewerkingsmachines, verloopt soepel. Machines, artikelen en klantgegevens komen automatisch beschikbaar in FieldBuddy, wat handmatig werk en fouten voorkomt. Koen beheert daarnaast de Power BI-rapportages op basis van data uit FieldBuddy, zodat het management altijd inzicht heeft in wat er speelt in de buitendienst.
De 35 buitendiensttechnici werken dagelijks met de FieldBuddy-app: werkbonnen ontvangen, vastleggen vanuit het veld, terugsturen. De backoffice verwerkt 80 tot 90 werkbonnen per dag. Het systeem staat er gewoon, 100% van de tijd.
“Je vergeet het bijna, maar dat is ook het punt. Het werkt gewoon altijd.”
Vooruitkijken
Wat De Groot Bewerkingsmachines aanspreekt in FieldBuddy is het groeipotentieel. Het Salesforce-platform biedt ruimte om stap voor stap uit te breiden: van het klantportaal tot de configurator en het CRM-gedeelte. De ambitie is één geïntegreerd platform, met FieldBuddy als fundament voor de buitendienst en Salesforce als bredere basis erbovenop.
Tot slot
Voor De Groot Bewerkingsmachines is de overstap naar FieldBuddy meer dan een systeemwissel. Het is een strategische keuze voor een fundament waarop het bedrijf de komende jaren verder kan bouwen, met de vrijheid om het systeem naar eigen hand te zetten en in eigen tempo te groeien richting een volledig geïntegreerde Salesforce-omgeving.
De operatie draait. De technici werken. En het systeem staat er gewoon.
We hadden nooit zo kunnen groeien zonder FieldBuddy en Salesforce
Vorige uitdaging
De Groot wilde meer grip op de buitendienst en minder afhankelijkheid van externe partijen. Het bestaande systeem sloot niet meer aan op de groeiambities van het bedrijf.
Oplossing
De Groot zocht een platform dat flexibel genoeg was om zelf te configureren, en dat naadloos kon integreren met AFAS. Na een grondige selectie viel de keuze op FieldBuddy, gebouwd op het Salesforce-platform.
Implementatie
De implementatie had een strakke deadline: 1 januari. Dankzij de inzet van de implementatiepartner en het eigen IT-team van De Groot werd die deadline gehaald. FieldBuddy was op dag één live.
Resultaten
Met FieldBuddy heeft De Groot nu volledig overzicht over alle 35 buitendiensttechnici en 80 tot 90 werkbonnen per dag. Het IT-team beheert en configureert het systeem zelf, zonder afhankelijkheid van externe partijen. Het platform draait op 100% uptime.
Meer weten over Success stories?
