Bel met een expert
Werkbonnen per jaar gepland
Klanttevredenheidsscore
installatiepartners
- Checklijst
- Salesforce Sales Cloud
- Smart Planning
- HVAC
- Installatie
- Onderhoud
- Exact Online
Uitdagingen
- Excel-lijsten voor onderhoud en storingen
- Tienduizenden werkbonnen per jaar
- Samenwerking met diverse externe installateurs
Oplossingen
- FieldBuddy als centrale backbone
- SmartPlanning en dynamische checklijsten
- Externe portal voor installatiepartners
Voordelen
- Efficiënte verwerking van tienduizenden werkbonnen
- Directe klantbediening
- Stabiele en betrouwbare app
Achtergrond
Warmgarant vormt samen met WarmteThuis en ATAG Warmte een groep die zich richt op de verkoop, installatie en het onderhoud van cv-ketels en warmteoplossingen. Het bedrijf telt inmiddels meer dan 70 medewerkers en werkt samen met meer dan honderd installatiebedrijven door heel Nederland. Klantgerichtheid staat centraal: wie belt, krijgt direct de juiste persoon aan de lijn.
Warmgarant bevindt zich in een concurrerende markt, waarbij klanttevredenheid het verschil kan maken. Dit is dan ook vanaf het begin een belangrijke focus geweest van Tim en zijn team. Conclusie: een goede field service oplossing is onmisbaar en daarom werd gekozen voor FieldBuddy.
Vorige Uitdaging
Wat begon met enkele honderden werkbonnen per jaar, groeide al snel naar duizenden onderhoudsbezoeken, storingsmeldingen en meer dan tienduizend installaties – in totaal bijna honderdduizend werkbonnen. Excel-lijsten bleken ontoereikend. Bovendien gebruikten externe installateurs verschillende apparaten, wat foutloze registratie moeilijk maakte.
Kortom, groei. Het bedrijf groeide hard en een uniforme digitale oplossing was nodig om de groei door te zetten. Een oplossing waarbij gewerkt kon worden met externe installatiepartners en een oplossing die mee kon groeien en aangepast kon worden aan de wensen van Warmgarant.
In het begin deden we alles nog met Excel, omdat de aantallen niet zo groot waren. Maar met tienduizenden werkbonnen per jaar heb je een systeem nodig dat meegroeit.
Oplossing
FieldBuddy werd vanaf de start ingezet als ruggengraat van planning en servicemanagement. Iedere medewerker kan werkbonnen aanmaken en inplannen.
Belangrijkste functies:
Smart Planning voor route-optimalisatie
Externe portal zodat partners zelf opdrachten plannen
Dispatchepaneel & visualisatie voor overzicht en efficiënte toewijzing
Dynamische checklijsten voor monteurs
De Implementatie
De implementatie gebeurde samen met partner de partners van Fieldbuddy. Warmgarant leverde actief feedback waardoor functies, zoals het automatisch vullen van open tijdsloten, samen met FieldBuddy werden doorontwikkeld.
Dit doorontwikkelen is Warmgarant in de jaren daarna samen met FieldBuddy blijven doen. Door intensief samenwerken zijn er nieuwe functionaliteiten ontwikkeld aan de hand van feedback vanuit Warmgarant.
Resultaten
FieldBuddy maakt het mogelijk om tienduizenden werkbonnen efficiënt te verwerken, mét externe installateurs.
Efficiëntie: geoptimaliseerde planning en minder tijdverlies.
Directe klantbediening: 95% van de vragen wordt direct opgelost.
Stabiliteit: FieldBuddy stabiel en betrouwbaar door het implementeren van feedback in het product.
Flexibiliteit: ondersteuning van uiteenlopende processen, zoals variabele werktijden van monteurs.
De kwaliteit waarborgen en klanttevredenheid hoog houden is lastig als je veel services verleent. Warmgarant lukt het om een 9,1 klanttevredenheid te behouden. Door een sterk team, waarbij in principe iedereen aan de telefoon alles kan oplossen in combinatie met FieldBuddy lukt het Warmgarant perfect service te blijven leveren.
De efficiëntie die dit heeft opgeleverd is moeilijk uit te drukken in cijfers. Maar Tim geeft aan dat een geoptimaliseerde planning en de mogelijkheid om in de meeste gevallen de klant direct te helpen grote operationele efficiëntie heeft opgeleverd. Ondanks het werken met zoveel verschillende installatiepartners, wat het proces complex maakt.
We hebben nu een punt bereikt dat de Fieldbuddy stabiel is en dat we verder kunnen bouwen
Een Blik op de toekomst
Warmgarant blijft verder optimaliseren met FieldBuddy als solide fundament. Dankzij het systeem kan de organisatie meegroeien met nieuwe wensen en toekomstige uitbreidingen, zonder concessies te doen aan klantgerichtheid en service.
Meer weten over Succes stories?
Ebusco
Transformatie van Serviceprocessen: FieldBuddy’s succesvolle samenwerking met Ebusco
Lees verder
Optic Works
OpticWorks tilt haar servicemanagement naar een hoger niveau met FieldBuddy Go.
Lees verder