Bel met een expert
inzicht
te werk
e-mails
- Asset management
- Service Contracten
- Ticketing
- IT & Telecom
- Exact Online
Uitdagingen
- Onvolledige & handmatige registratie
- Veranderende organisatie
- Uitbreiding naar België en overnamen
Oplossingen
- Integratie met Exact Online Handel
- Geautomatiseerde Emails
- Ticketing
Voordelen
- Minder voorraad
- Aansturen op basis van cijfers
- Efficiënter te werk
Achtergrond
Sinds 1983 speelt Xafax (40 medewerkers) een prominente rol op de Nederlandse markt voor registratie- en betaalsystemen. Inmiddels is Xafax Group uitgegroeid tot een authentiek familiebedrijf, gevestigd in Alkmaar. Met 40 jaar ervaring helpen wij organisaties op het gebied van betaaloplossingen en ICT vraagstukken. Dit doen wij vanuit 3 divisies: Xafax Nederland en België, Xafax ICT en Xafax Visuals.
Vorige Uitdaging
Xafax verzorgt de reparatie en het beheer van betaalterminals en software platform voor betalen en loyaliteit steeds meer op afstand. De hosting omgeving wordt continu gemonitord. “Bij een verstoring gaat letterlijk een alarm af en ondernemen we meteen actie”, zegt Sander Toepoel, servicemanager bij Xafax. “Alle systemen zijn remote te benaderen, waardoor technische ondersteuning snel is uit te voeren.Zo ondervindt de klant minimale hinder.”
Toch is de technische buitendienst niet verleden tijd. De betaalsystemen moeten nog worden geplaatst bij de space en ook is er soms fysiek onderhoud nodig.
Oplossing
Op zoek naar een field service oplossing om te digitaliseren
Na een intensieve zoektocht, naar een servicemanagementsysteem, kwam Sander uit bij FieldBuddy. Dit is online field service software voor planning, contract-, asset-, servicemanagement en rapportage. De software heeft een ‘bewezen goedwerkende’ koppeling met Exact Online voor Handel, het pakket dat Xafax eerder al in gebruik had genomen voor het voorraadbeheer en de financiële administratie beheren.
Dankzij FieldBuddy kunnen we klanten via geautomatiseerde e-mails nauwkeurig op de hoogte houden.
Servicemanager bij Xafax
De Implementatie
Na een jaar werken met de combinatie ‘FieldBuddy en Exact Online voor Handel’, zijn de eerste voordelen zichtbaar. “De informatie richting onze 1.700 klanten is enorm verbeterd. Dankzij FieldBuddy houden we hen nu via geautomatiseerde e-mails nauwkeurig op de hoogte van de status van hun apparaten, contracten, onderhoud en wanneer de monteur langskomt. Monteurs registeren eenvoudig hun werkzaamheden, het materiaalverbruik, en hun reistijden via een tablet.
Resultaten
Daardoor zijn fouten door handmatige of onvolledige registratie verdwenen. Verbruikte materialen worden automatisch geregistreerd in Exact Online voor Handel. Er is veel minder voorraad nodig door de besteladviezen die het systeem genereert. We krijgen een bericht wanneer een product moet worden bijbesteld. Dat is echt top.”
Met FieldBuddy en Exact Online voor Handel hebben we nu een systeem dat onze veranderende organisatie goed ondersteunt.
Servicemanager bij Xafax
De voordelen van FieldBuddy
Een van de grootste voordelen van Exact Online i.c.m. Fieldbuddy vindt Sander dat het nu mogelijk is om direct te kunnen sturen op cijfers. Dat was met het vorige systeem niet mogelijk. “Daardoor kunnen we een efficiencyslag doorvoeren. Bijvoorbeeld de werkzaamheden van monteurs monitoren en actueel inzicht hebben in de voorraad. Op basis daarvan heeft Xafax voldoende inzicht om aanpassingen door te voeren. We verwachten hierdoor veel kosten te besparen. Deze efficiencyslag staat voor 2018 gepland.”
Internet of things
Hans Nieuwenhuis, directeur van FieldBuddy, merkt dat meerdere klanten, zoals Xafax, steeds meer het beheer van hun producten en dienstverlening daaromheen centraal doen. “We ontwikkelen Internet of Things-functionaliteit voor geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen apparaten en de software. Hoewel de werkbon centraal blijft in FieldBuddy, vervalt straks het onderscheid tussen de binnen- en buitendienst.”
Meer weten over Success stories?
365zon
Het snelgroeiende 365zon blijft zich digitaliseren en ontwikkelen met FieldBuddy
Lees verder
