Bel met een expert
Iedere monteur is wel bekend met de aloude en traditionele papieren Werkbon. Die is ooit ontwikkeld om precies bij te houden welke werkzaamheden je uitvoerde en welke materialen je bij een bepaalde klus gebruikte. Hoewel papieren werkbonnen allesbehalve een perfecte oplossing zijn, was er lange tijd geen echt alternatief.
De digitalisering en de opkomst van moderne workflowsoftware heeft die situatie echter veranderd. In deze blog vertellen we je waarom digitale werkbonnen en de juiste workflowsoftware het werk van je buitendienst een stuk makkelijker maken en je dienstverlening naar een veel hoger niveau tillen.
Wat is een werkbon?
Een werkbon is een document dat gebruikt wordt om de details van een specifieke taak of project vast te leggen. Het kan worden gebruikt om de uren en materialen bij te houden die gebruikt worden bij het voltooien van een opdracht.
Voorbeeld van een werkbon
Een voorbeeld van een werkbon kan er als volgt uitzien:
WERKBON
Datum: 5 april 2023
Klantnaam: John Werkbon
Adres: Installatiestraat 123
Telefoonnummer: 555-1234
Taak: Installatie van een nieuw keukenblad
Materialen:
- 2x keukenblad (modelnummer: KB-1234)
- 4x schroeven (maat: 1 inch)
- 1x zaag
Uren:
- 2 uur installatie
- 0.5 uur opruimen
Totaalbedrag: €250
Deze werkbon bevat de belangrijkste informatie die nodig is om de installatie van een nieuw keukenblad uit te voeren:
- de naam van de klant
- het adres van de klant
- de gebruikte materialen
- de tijd die nodig is om de taak te voltooien
- het totale bedrag dat in rekening wordt gebracht voor de dienstverlening.
Dit document kan worden gebruikt als bewijs van voltooiing van de taak en om de betaling te verwerken.
De nadelen van papieren werkbonnen
Papieren werkbonnen: veel monteurs hebben er een haat-liefdeverhouding mee. De bonnen geven je weliswaar inzicht in uitgevoerde klussen en gebruikte materialen, maar hebben ook veel nadelen.
- Met papieren Werkbonnen kun je geen dashboards en analyses op gegevens loslaten. Daardoor ontbreekt er bijvoorbeeld het inzicht in welke installaties of producten vaak stuk gaan.
- Werkbonnen worden vaak snel-snel in het veld ingevuld, waardoor ze regelmatig onleesbaar zijn voor collega’s die de bonnen in een later stadium moeten bekijken.
- Het opbergen van Werkbonnen is een tijdrovende klus. Bovendien nemen dikke ordners met oude Werkbonnen veel kantoor- of magazijnruimte in.
- Het verwerken van papieren Werkbonnen kost veel tijd. Een klant van ons had bijvoorbeeld een complete afdeling met ‘bonverwerkers’. Dit zorgde voor een lange doorlooptijd van uitgevoerde Werkbon naar een uiteindelijke betaling (de facturatie- en uitbetaalfase). Hierdoor krijg je ook vaker te maken met klanten die niet of laat betalen. Het is immers maar de vraag of jij je herinnert dat monteur X 6 maanden geleden onderdeeltje Y heeft vervangen…
- Je verbruikt veel papier, aangezien je voor elke klus een aparte Werkbon schrijft. Niet heel kosteneffectief en ook niet geweldig voor het milieu…
- Het werken met Papieren Werkbonnen is geen schaalbaar proces.
- Je kunt papieren Werkbonnen kwijtraken. Denk aan half ingevulde en verkreukelde Werkbonnen die rondslingeren in busjes of de overalls van je monteurs. Een onvolledig overzicht van Werkbonnen kan overigens leiden tot incomplete facturen.
De oplossing: digitale werkbonnen
Gelukkig ligt de oplossing voor de bovengenoemde problemen binnen handbereik:
Het digitaliseren van je field service management door gebruik te maken digitale werkbonnen en goede work order management software.
Hoe dat werkt?
Een Werkbon is voortaan geen stukje papier meer dat de monteur bij zich draagt en ter plekke handmatig invult, maar wordt binnen een minuut digitaal gegenereerd en verzonden naar de smartphone of tablet van de monteur.
De monteur ziet vervolgens gelijk waar hij moet zijn en wat hij moet doen. Bovendien kan de monteur in één oogopslag alle Digitale Werkbonnen van die week inzien.
De voordelen van digitale werkbonnen
Het gebruiken van digitale werkbonnen, goede workflowsoftware en een goede Werkbonapp heeft vele voordelen voor zowel individuele monteurs als voor je organisatie in haar geheel. We zetten de belangrijkste benefits voor je op een rij.
1. Efficiënte workflows door goed workflowmanagement
Een goede workflow zorgt ervoor dat je een proces, dienst of bedrijfsproces op een gestandaardiseerde, gestructureerde en systematische manier uitvoert.
Iedere betrokken medewerker weet wat de status en voortgang van een klus of project is. Het is helder wie voor welke deeltaken verantwoordelijk is, waardoor mensen niet langs elkaar heen werken en geen dubbel werk verrichten.
Dat wordt lastig als je elk stukje informatie moet ophalen uit losse systemen of moet aflezen van papieren werkbonnen die iedere buitendienstmedewerker weer op een net wat andere manier invult.
Met een Werkbon app creëer je een universele standaard voor al je Werkbonnen en hebben alle betrokken medewerkers altijd inzicht in dezelfde informatie. Omdat alles geautomatiseerd is en je medewerkers allemaal dezelfde software gebruiken, heeft iedere medewerker automatisch zijn administratie op orde en werkt iedereen systematisch op dezelfde manier.
Er zijn verschillende manieren om middels workflowmanagement efficiënte workflows te creëren. Een paar voorbeelden:
- Het gebruiken van keuzelijstjes in plaats van vrij in te vullen tekstvelden zorgt ervoor dat monteurs Werkbonnen op een uniforme manier invullen. Makkelijk voor de monteur zelf, maar zeker ook voor de binnendienst die de bonnen verwerkt.
- De status van een digitale werkbon of serviceverzoek is voor alle betrokken partijen in te zien. Statussen bepaal je zelf en pas je snel en eenvoudig aan. Zo creëer je meer inzicht in waar een bon precies staat in het proces.
- Processen of regels die altijd hetzelfde zijn, automatiseer je. Vinkt een monteur bijvoorbeeld iets aan dat standaard onder de garantie valt? Zet dan de factuurprijs automatisch op 0 euro. Dat scheelt de binnendienst kostbare tijd.
2. Iedereen is altijd up-to-date met digitale werkbonnen
Een werkbonapp en digitale planningstool zorgen ervoor dat iedereen altijd up-to-date is over de status van een klus of project. Krijgt een medewerker een nieuwe taak of een monteur een nieuwe klus? Of is er sprake van een wijziging in de werkzaamheden, zoals een gasketelcontrole die ineens een reparatie blijkt te worden? Dan kun je dit gelijk digitaal wijzigen, waardoor ook andere mensen binnen de organisatie gelijk worden geïnformeerd over de gewijzigde planning.
3. Alle belangrijke informatie overzichtelijk bij elkaar
Alle benodigde informatie, zoals de probleemomschrijving, servicehistorie, het contract en installatiehandleidingen, komen samen in één centrale omgeving. Na de werkzaamheden worden de digitale werkbonnen automatisch verwerkt en gefactureerd. De app houdt ook het materiaalgebruik en de werktijd bij.
4. Makkelijk terugzoeken in afgesloten projecten
Door te werken met workflowsoftware en Werkbonapps wordt het makkelijk om informatie over afgesloten werkzaamheden en projecten terug te vinden in je administratie.
Je hoeft niet langer een stapel dikke ordners vol papieren Werkbonnen door te spitten. De hele administratie staat digitaal en centraal en is eenvoudig en snel te doorzoeken. Zo is het ook altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor een klus of project.
Lees ook : Wat zijn de nadelen van papieren werkbonnen?
5. Papieren vs. digitale werkbonnen: ruimtebesparing
Kasten vol klappers met papieren Werkbonnen nemen heel wat plaats in beslag. Door te kiezen voor Digitale Werkbonnen, creëer je dus ook heel wat meer ruimte.
Bovendien hoef je niet bang te zijn dat je hele archief in vlammen opgaat als er een keer brand uitbreekt in je bedrijfspand. Door gebruik te maken van Digitale Werkbonnen en die op meerdere plekken op te slaan (back-ups), weet je dat jouw administratie altijd veilig is.
6. Realtime-informatie en -planning
De combinatie van de Digitale Werkbon, planningstool en workflowsoftware geeft je de kans om informatie over planningen, klussen, werkzaamheden en wijzigingen in realtime te verspreiden. Kantoormedewerkers hoeven niet meer continu te bellen of appen met buitendienstmedewerkers, maar kunnen alle informatie in realtime communiceren.
Digitaliseer je papieren werkbonnen met FieldBuddy
FieldBuddy is een complete oplossing voor het digitaliseren van de buitendienst. Je maakt eenvoudig en binnen 1 minuut een Werkbon aan, die je vervolgens gemakkelijk inplant via het gebruiksvriendelijke en overzichtelijke dispatch panel van FieldBuddy.
De Werkbon komt automatisch binnen op de smartphone van de monteur, via de FieldBuddy Swift app. In één oogopslag is te zien waar en op welk tijdstip de monteur is ingepland. Je kunt ook foto’s van een klus toevoegen. Die komen dan ook in het werkoverzicht.
Via de FieldBuddy Swift app kan de monteur tevens gelijk de facturatie (inclusief digitaal aftekenen) regelen. De app geeft monteurs ook gelijk zicht op de benodigde informatie, zoals de probleemomschrijving, servicehistorie en installatiehandleidingen.
Dankzij FieldBuddy Swift worden zelfs de meest complexe workflows van servicebedrijven een stuk eenvoudiger. Het proces, vanaf het moment dat monteurs Werkbonnen ontvangen tot het moment dat de Werkbonnen in de backend terechtkomen, verloopt duidelijk en snel. Daarnaast is er snelle toegang tot functies van de telefoon, zoals kaarten, de kalender, de contactenlijst en e-mail.
Met FieldBuddy pluk je ook de vruchten van dashboards en analyses. Gaat een bepaald product of systeem bijvoorbeeld vaak kapot? Of is er een probleem dat veelvuldig terugkomt bij een bepaald type installatie? Vanuit FieldBuddy rapporteer je op de minuut alle relevante data en breng je processen nauwkeurig in beeld.
Waarom FieldBuddy?
FieldBuddy onderscheidt zich op een aantal punten van andere oplossingen voor workflowmanagement voor buitendienstmedewerkers.
- Veel bedrijven die standaardoplossingen, zoals OutSmart, gebruiken lopen op een gegeven moment tegen limieten aan als ze buiten bepaalde kaders moeten treden. Bij FieldBuddy is de ‘sky the limit’. Alles is configureerbaar. Wijkt jouw bedrijf af van de standaard? Wij kunnen onze oplossing naar jouw wensen en behoeften regelen en inrichten.
- Werkbonnen kwijtraken kost je veel geld. Gemiddeld kost het kwijtraken van slechts 2 werkbronnen je net zoveel als het aanschaffen en gebruiken van FieldBuddy.
- We zijn een echte specialist op het gebied van field services en al jaren actief op deze markt.
Meer informatie
Wil je meer weten over de app van FieldBuddy en met eigen ogen zien hoe het werken met Digitale Werkbonnen jou veel tijd en geld scheelt? Dan leren wij je graag kennen.
Bel ons op +31(0)20-2611100, stuur een mailtje naar [email protected] of vul het contactformulier op onze website in. Je kunt ook een demo aanvragen om alvast kennis te maken met alle features van onze oplossing.
