Bel met een expert
Velmon digitaliseert service en beheert machines slimmer met FieldBuddy
inzicht in elke monteur
storingen direct gemeld door klanten
urenbriefjes
- Preventief Onderhoud
- Voorraadbeheer
- Service Contracten
- Asset management
- Checklijst
- Digital Work Orders
- Onderhoud
- Installatie
- AFAS
Uitdagingen
- Handmatige registratie van reistijd, kilometers en uren
- Klanten konden storingen niet zelf melden
- Grote klanten vereisten een transparant serviceproces
Oplossingen
- Mobiele app voor volledige digitale registratie
- QR-codeportal op machines van klanten
- Real-time inzicht in monteurlocaties en werkbelasting
Voordelen
- Geen handmatige verwerking van werkbonnen meer
- QR-portal werd contractuele eis bij Ministerie van Defensie
- Meer tijd voor persoonlijk klantcontact
Over Velmon
Met klanten als het Ministerie van Defensie, KLM en Tata Steel móét Velmon Service en Revisie wel vooroplopen in de markt van machineonderhoud. Dus schakelde het bedrijf in Heemskerk onze hulp in op het gebied van automatisering. ‘Want het onderhouden en repareren van metaal- of houtbewerkingsmachines moest vast slimmer kunnen, toch?’ We gingen in gesprek met operationeel directeur Hans Meijer over wat onze samenwerking teweegbracht en hoe zij onze QR-code portal gebruiken!
Monteurs door heel Nederland
Velmon Service en Revisie is een onderdeel van Velmon Group: het metaalbewerkingsbedrijf dat sinds 1999 bestaat en waar je terechtkunt voor leiding- en constructiewerk, de levering van machines en onderhoud en reparaties. Het dochterbedrijf focust zich op het laatste onderdeel. Dus word je klant bij Velmon Service en Revisie? Dan kun je erop vertrouwen dat je machines goed functioneren.
Een fantastische groep vakmensen staat dag en nacht klaar om je metaal- of houtbewerkingsmachines te onderhouden, keuren, repareren of beveiligen. Hans: “Hier komt natuurlijk heel wat bij kijken. Onze monteurs reizen door het hele land voor uiteenlopende opdrachtgevers. Sinds januari 2022 ben ik operationeel directeur en mag ik mij hierover ontfermen. Gelukkig heb ik in de loop van mijn carrière aardig wat kennis en ervaring opgedaan in de werktuigbouw- en onderhoudswereld. Het mooiste aan mijn functie vind ik het verbeteren van processen, zodat het werk voor iedereen leuker wordt.”
Automatisering van levensbelang
Hans vertelt dat het bedrijf waarvoor hij werkt wordt gekenmerkt door goede service. “Hiermee onderscheiden we ons echt ten opzichte van de rest. Automatisering rondom het onderhouden van machines is nog redelijk onbekend. Digitale werkbonnen zie je wel steeds meer, maar veel verder dan dat gaat het meestal niet. Precies daarom willen wij vooroplopen en hier verandering in brengen. Wat dat betreft is automatiseren voor ons van levensbelang. Dus schakelden we ongeveer anderhalf jaar geleden – in 2020 – FieldBuddy in.
Sindsdien is een groot deel van onze werkzaamheden gedigitaliseerd. Monteurs registreren alles via de Mobile app van FieldBuddy: vanaf het moment van wegrijden tot aan de volgende klus. Hierdoor is precies duidelijk hoe laat iemand is vertrokken, hoeveel kilometers er zijn gereden, hoelang de pauze duurde en wanneer de klus was voltooid.
Offertes en facturen worden eenvoudig via de software verstuurd en onze administratieafdeling hoeft geen werkbonnen of urenbriefjes meer door te voeren of te checken. De werkvoorbereiders kunnen ook een stuk makkelijker plannen, want ze zien precies wie waar aan het werk is. Dit scheelt onze mensen enorm veel tijd en de werkrapporten voor klanten zien er een stuk professioneler uit!”
QR-code portal
Naast onze service management software gebruikt Velmon ook onze QR-code portal. “Met deze extra optie kunnen we echt onze meerwaarde tonen aan klanten. Sterker nog: dit was voor het Ministerie van Defensie een eis binnen ons huidige contract. De krijgsmacht maakt namelijk gebruik van allerlei machines, die áltijd moeten werken.
Daarom plakten we op hun machines een QR-sticker, waarmee iedereen binnen het Ministerie van Defensie kan inloggen op de portal van FieldBuddy om te zien wat de onderhoudsstatus is. Ook kan er ter plekke een storing worden gemeld. Alle meldingen worden direct doorgestuurd naar hun locatie in Utrecht, waar een signaal wordt doorgegeven aan ons. Vervolgens zien wij in één oogopslag om welk object het gaat en wordt de juiste monteur binnen no time ingepland. Het beheren van alle apparaten wordt op deze manier een stuk makkelijker. Machines kennen voor ons geen geheimen meer!”
Toekomstplannen
Het implementatieproces rondom de software duurde vanwege COVID-19 iets langer dan gepland, maar Hans is zeker te spreken over onze samenwerking. “Het contact verloopt goed en bij afspraken kan ik mijn werkvoorbereider meenemen die op zijn beurt al zijn vragen stelt. En bij verbeterpunten schiet ik eenvoudig een ticket in bij de servicedesk, die zaken gelukkig ook snel oppakt.
Daarnaast worden mijn monteurs goed betrokken bij het veranderproces. Tijdens een monteursoverleg schuift de accountmanager van FieldBuddy gerust aan, zodat hij alle vragen rechtstreeks kan beantwoorden en ik hier niet altijd tussen hoef te zitten.
Veel van onze klanten werken op dit moment met de QR-code portal en ik kijk ernaar uit om dit ook bij de rest te implementeren. Bij nieuwe klanten benoem ik deze mogelijkheid sowieso altijd. Hiermee bieden we echt meerwaarde. Daarnaast wil ik in de nabije toekomst ook de service portal van FieldBuddy inzetten. Op die manier hebben onze klanten ook een helder overzicht van de status van álle machines die wij beheren. Ik heb nu al zin in die optimalisatieslag en raad FieldBuddy zeker aan als partner!”
Meer weten over Success stories?
High Security
Hoe High Security digitalisering en field service management optimaliseerde met FieldBuddy
Lees verder
Horequip
Horequip verhoogt de first time fix rate van monteurs met FieldBuddy en een slimme BI-koppeling.
Lees verder