Bel met een expert
De Badmeesters ruilt archiefkasten in voor digitale service met FieldBuddy
volledig digitale werkbonnen
wekelijkse rapporten naar klanten
volledige seizoensfacturatie
- Asset management
- Checklijst
- Digital Work Orders
- Preventief Onderhoud
- Service Contracten
- Voorraadbeheer
- Installatie
- Onderhoud
- AFAS
Uitdagingen
- Volledige administratie op papier
- Rapporten handmatig verstuurd, foutgevoelig en tijdrovend
- Eindfacturatie was een langzaam, handmatig proces
Oplossingen
- Alle werkbonnen gedigitaliseerd via FieldBuddy Go
- Automatische wekelijkse klantrapporten per e-mail
- Seizoensfacturatie in één exportactie
Voordelen
- Administratie direct en foutloos
- Klanten ontvangen automatisch professionele rapporten
- Eindfacturatie teruggebracht naar één handeling
Van archiefkast naar digitaal
Heb jij een zwembad, sauna of spa en woon je in regio Zeeland? Dan hoorde je misschien wel eens van De Badmeesters. Sinds 1987 bouwt en onderhoudt dit familiebedrijf particuliere zwembaden én alles daar omheen. En ook zij moesten met de tijd mee. Want die muren vol archiefkasten? Dan kon écht niet meer, vond Willem den Baars jr.
Hij zorgde ervoor dat het bedrijf overstapte van handgeschreven werkbonnen naar onze gloednieuwe field service software: FieldBuddy Go. Onze software voldeed namelijk aan al zijn eisen. Wat deze eisen waren? En wat de overstap hem brengt? Hij vertelt er alles over in dit interview.
Familiebedrijf
In 1987 richtten de ouders van Willem het bedrijf De Badmeesters op. Drie jaar geleden stapte ook hij in het bedrijf. Hij vertelt: “Ik studeerde werktuigbouwkunde en heb daarna zo’n tien jaar in het projectmanagement gezeten. Een bouw- en onderhoudsbedrijf past dus perfect in mijn straatje.
Het was dan ook een logische keuze voor mij om in het familiebedrijf te stappen. Ik vind het geweldig om een klant tevreden te maken met hetgeen dat wij voor hen gemaakt hebben, dat is het allerleukste aan mijn werk.”
Archiefwanden
In eerste instantie draaide Willem dan ook mee met de monteurs. Later maakte hij de overstap naar het kantoor, waar hij de administratie en werkvoorbereiding regelt. Wat hij daar aantrof? “Een mappenwand met archiefkasten tot aan het plafond. We deden alles op papier – het was simpelweg niet meer van deze tijd”, vertelt hij. En dus nam hij het voortouw in de digitalisering van De Badmeesters.
De juiste servicemanagementpartij
“Op dat moment begon de zoektocht naar een goede servicemanagementpartij. Een aantal kennissen en oud-collega’s wezen mij toen op FieldBuddy. Om zeker te zijn van mijn zaak, vergeleek ik hen nog met een aantal andere partijen. Toen het duidelijk werd dat FieldBuddy de juiste partij was voor ons bedrijf, nam ik contact op. Direct merkte ik dat we op één lijn zaten met elkaar. Dat was fijn en gaf vertrouwen.”
Wensen en eisen
Wel is het tijdens zo’n zoektocht goed om te weten welke wensen en eisen je hebt. Willem stelde daarvoor een lijstje op: “Ik wilde onze papieren werkbonnen digitaliseren, maar ook de mogelijkheid tot geautomatiseerde verzamelrapportages, klantcontact binnen een handig portaal en de mogelijkheid van routeplanning op basis van storingen.
De meeste van deze functionaliteiten heeft FieldBuddy Go al, en een aantal ervan staan nog op de roadmap. Ik heb geregeld contact met de product owner van FieldBuddy om te kijken wat daarvan de stand van zaken is. Dat is fijn, ik weet dat ze bezig zijn met deze functionaliteiten en voel me daardoor erg serieus genomen.”
Geen handschriften meer ontcijferen
Het grootste profijt dat Willem ervaart van onze software? “Ik hoef nu nooit meer handschriften te ontcijferen”, lacht hij. “Voorheen kreeg ik een stapel werkbonnen in mijn handen gedrukt – of ik even wilde uitzoeken wat er precies stond. Nu dat automatisch gebeurt, scheelt me dat bakken met tijd.
Daarnaast staat de onderhoudsplanning er nu al voor het hele jaar in en weten onze monteurs dus precies wat eraan komt. Dat is handig, want dan kunnen ze bijvoorbeeld onderhoud combineren. Ook kunnen we nu, aan het einde van het badseizoen, in één keer een uitdraai maken en onze werkzaamheden factureren. En krijgt de klant na een bezoek wekelijks een rapportage per e-mail – die feature voegde FieldBuddy toe op basis van mijn input. Vroeger deden we dat handmatig, dat kostte enorm veel tijd en was erg foutgevoelig.”
De volgende stap
Of Willem al zit te denken aan andere mooie stappen op het gebied van digitalisering en automatisering? “We zijn een klein bedrijf, dus we kunnen niet alles in één keer veranderen. We hebben bewust besloten om eerst een jaar met FieldBuddy Go te werken. Wanneer we dat helemaal onder de knie hebben, willen we een koppeling realiseren met ons ERP-pakket. Dat is handig, want dan kunnen we ook onze werkbonnen automatisch laten versturen als factuur.”
Ontdek FieldBuddy Go
Herken jij de muren vol archiefkasten waaraan Willem zich zo stoorde? En ben jij ook op zoek naar een servicemanagementpartij om dit proces te digitaliseren? Ontdek de voordelen van FieldBuddy Go!
Meer weten over Success stories?
High Security
Hoe High Security digitalisering en field service management optimaliseerde met FieldBuddy
Lees verder