Bel met een expert
inzicht
te werk
e-mails
- Ticketing
- Service Contracten
- Asset management
- IT & Telecom
- Exact Online
Uitdagingen
- Onvolledige & handmatige registratie
- Veranderende organisatie
- Uitbreiding naar België en overnamen
Oplossingen
- Integratie met Exact Online Handel
- Geautomatiseerde Emails
- Ticketing
Voordelen
- Minder voorraad
- Aansturen op basis van cijfers
- Efficiënter te werk
Achtergrond
Sinds 1983 speelt Xafax (60 medewerkers) een prominente rol op de Nederlandse markt voor registratie- en betaalsystemen. Inmiddels is Xafax Group uitgegroeid tot een authentiek familiebedrijf, gevestigd in Alkmaar. Met 40 jaar ervaring helpen ze organisaties op het gebied van betaaloplossingen en ICT vraagstukken. Dit doen ze vanuit 4 divisies: Xafax Nederland en België, Xafax ICT, Xafax Visuals en Xafax CREO.
Vorige Uitdaging
Xafax verzorgt de reparatie en het beheer van betaalterminals en software platform voor betalen en loyaliteit steeds meer op afstand. De hosting omgeving wordt continu gemonitord. “Bij een verstoring gaat letterlijk een alarm af en ondernemen we meteen actie”, zegt Bart Vet Operationeel Manager bij Xafax. “Alle systemen zijn remote te benaderen, waardoor technische ondersteuning snel is uit te voeren. Zo ondervindt de klant minimale hinder.”
Toch is de technische buitendienst niet verleden tijd. De betaalsystemen moeten nog worden geplaatst en ook is er fysiek onderhoud nodig of reparatie bij incidenten.
Xafax werkte met een maatwerk oplossing waarop een field service app was gebouwd. Oude software, geen personalisatie en automatiseringsmogelijkheden zorgde voor de noodzaak om naar een nieuwe oplossing te zoeken. Xafax werkte al met Exact Online – de zoektocht naar een oplossing die daarbij past werd dus gestart.
Oplossing
Op zoek naar een field service oplossing om te digitaliseren
Na een intensieve zoektocht, naar een Field Service Oplossing, kwam Bart Vet uit bij FieldBuddy. Dit is online field service software voor planning, contract-, asset-, servicemanagement en rapportage. De software heeft een ‘bewezen goedwerkende’ koppeling met Exact Online, het pakket dat Xafax eerder al in gebruik had genomen voor het voorraadbeheer en de financiële administratie beheren. Kleinere en niet schaalbare oplossingen vielen snel af voor Bart.
We wilde veel personalisatie en automatiseringmogelijkheden vandaar dat we bij FieldBuddy uitkwamen.
Operationeel Manager bij Xafax
De Implementatie
Na een jaren werken met de combinatie ‘FieldBuddy en Exact Online’, zijn de voordelen duidelijk zichtbaar. “De informatie richting onze 1.700 klanten is enorm verbeterd. Dankzij FieldBuddy houden we hen nu via geautomatiseerde e-mails nauwkeurig op de hoogte van de status van hun apparaten, contracten, onderhoud en wanneer de monteur langskomt. Monteurs registeren eenvoudig hun werkzaamheden, het materiaalverbruik, en hun reistijden via een tablet.
Eigenlijk gebruiken alle afdelingen FieldBuddy. De planningsafdeling, support afdeling, werkvoorbereiders en het logistieke team. Zelfs de bedrijfswagens worden gereserveerd via FieldBuddy.
Klanten kunnen Xafax snel bereiken via telefoon of email, bij incidenten. Via email wordt het serviceverzoek direct omgezet in een werkbon en opgepakt door een monteur. Bij contact via telefoon heeft de planner direct alle informatie voor zich en kan daarom de klant goed helpen.
Resultaten
Door FieldBuddy zijn fouten door handmatige of onvolledige registratie verdwenen. Verbruikte materialen worden automatisch geregistreerd in Exact Online. Er is veel minder voorraad nodig door de besteladviezen die het systeem genereert. We krijgen een bericht wanneer een product moet worden bijbesteld. Dat is echt top.”
Het werkt allemaal veel efficienter zegt Bart. “Wanneer een klant ons mailt wordt het email als contact herkent en automatisch aan de klant gekoppeld.” Omdat er direct automatisch een werkbon wordt gemaakt moet er alleen nog een monteur aan gehangen worden. De volgende stap in automatisering voor Xafax.
Een ander punt dat Bart aanhaalt is de dataverzameling. “We hebben alle data. Kunnen overzichten maken van storingen en direct kijken of de klant gelijk heeft.” Ook kan Xafax veel gerichter zoeken in de service geschiedenis van klanten en assets. Hierdoor kan Xafax efficient rapporteren op storingen en hun klanten adviseren voor bijvoorbeeld de aanschaf van nieuwe betaalautomaten.
Met FieldBuddy en Exact Online hebben we nu een systeem dat onze organisatie perfect ondersteunt.
Operationeel Manager bij Xafax
De voordelen van FieldBuddy
Een van de grootste voordelen van Exact Online i.c.m. Fieldbuddy vindt Bart dat het nu mogelijk is om direct te kunnen sturen op cijfers. Dat was met het vorige systeem niet mogelijk. “Daardoor kunnen we een efficiencyslag doorvoeren. Bijvoorbeeld de werkzaamheden van monteurs monitoren en actueel inzicht hebben in de voorraad. Op basis daarvan heeft Xafax voldoende inzicht om aanpassingen door te voeren. We verwachten hierdoor veel kosten te besparen.”
En natuurlijk kostenbesparing, haalt Bart aan. Door sneller en efficienter te werken heb je gewoonweg minder personeel nodig om hetzelfde werk te doen.
Internet of things
Hans Nieuwenhuis, directeur van FieldBuddy, merkt dat meerdere klanten, zoals Xafax, steeds meer het beheer van hun producten en dienstverlening daaromheen centraal doen. “We ontwikkelen Internet of Things-functionaliteit voor geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen apparaten en de software. Hoewel de werkbon centraal blijft in FieldBuddy, vervalt straks het onderscheid tussen de binnen- en buitendienst.”
Meer weten over Succes stories?
EZS Parkeersystemen
EZS Parkeersystemen centraliseert haar serviceproces met FieldBuddy en AFAS.
Lees verder
